Betriebskostenabrechnung

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind Kosten, welche durch den Besitz und die Instandhaltung einer Wohnung oder eines Hauses entstehen und die durch den Vermieter auf die Mieter umgelegt werden können. Als Nebenkosten werden umgangssprachlich alle Kosten bezeichnet, die nicht bereits von der Miete erfasst werden.  Betriebskosten zeichnen sich dadurch aus, dass sie durch das Eigentum an der Liegenschaft und durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie laufend entstehen. Aufwendungen für Reparaturen und Verwaltung fallen in der Regel nicht in diese Kategorie. Welche Kosten als Betriebskosten abgerechnet werden dürfen, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Im Gewerbemietrecht können je nach vertraglicher Regelung weitere Kostenarten vereinbart werden. In der Abrechnung unterscheiden wir die umlegbaren Betriebskosten wiederum in „warme Betriebskosten“, das sind die Kosten für Heizung und Warmwasser, und „kalte Betriebskosten“, welche alle weiteren Kosten, wie zum Beispiel die Treppenhausreinigung oder die Müllabfuhr umfassen.

Laut BetrKV kann der Vermieter u.a. folgende Kosten bei entsprechender Vertragsgestaltung auf die Mieter umlegen:

• Grundsteuer
• Abwassergebühr
• Kosten für Heizung und Warmwasser (warme Betriebskosten)
• Aufzugkosten
• Straßenreinigung / Müllabfuhr
• Treppenhausreinigung
• Gartenpflege
• Innen- und Außenbeleuchtung
• Gebäudeversicherungen
• Hausmeister
• Antennenanlagen, Kabel (Fernsehen)
• Waschraum (Strom, Wasser)
• Sonstige Betriebskosten (sofern im Mietvertrag vereinbart):
  • Prüfkosten Elektroinstallationen
  • Reinigung Dachrinnen, Lichtschächte
  • Wartung von Rauchabzugsanlagen, Blitzschutzanlage, Wartung von Rauchwarnmeldern & Feuerlöschern
  • Dachrinnenbeheizung

Pflicht für alle Vermieter

Als Vermieter sind Sie in der Pflicht, jährlich eine schriftliche Auflistung aller Betriebskosten zu erstellen und über die Kosten abzurechnen – sofern Ihre Mieter eine monatliche Abschlagszahlung für die vereinbarten Betriebskostenzahlen.

Laut Bundesgerichtshof (BGH) muss die Nebenkostenabrechnung folgende Pflichtangaben enthalten:

1.   Zusammenstellung der Gesamtkosten

2.   Angaben und Erläuterungen des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels

3.   Berechnung des Anteils des Mieters

4.   Abzug der Vorauszahlungen des Mieters (vereinbarter Abschlag)

Wichtig: Die Betriebskostenabrechnung muss für den Mieter sowohl verständlich, als auch rechnerisch nachvollziehbar gestaltet sein. Unsere Kunden bestätigen uns regelmäßig, dass eine professionelle, nachvollziehbare Abrechnung Mieterrückfragen deutlich reduziert.

Betriebskostenabrechnung Fristen im Wohnraummietrecht

Abrechnungsfrist

Die Betriebskostenabrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes erstellt und zugestellt werden (laut § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Der maximale Abrechnungszeitraum beträgt ebenfalls 12 Monate, oftmals orientiert sich die Abrechnungsperiode am Kalenderjahr. Dazu besteht jedoch keine Pflicht. Beispiel: Wenn der Abrechnungszeitraum also von Januar bis Dezember 2021 läuft, muss die Abrechnung spätesten am 31. Dezember 2022 beim Mieter vorliegen.

Zahlungsfrist & Einspruchsfrist

Wurden Betriebs- und Heizkostenabrechnung erstellt und zugesendet, sind die Zahlungen von Forderungen oder Erstattungen sofort fällig, mit einer Zahlungsfrist von 30 Tagen. Natürlich kann der Mieter die Abrechnung prüfen und darf die entsprechenden Belege bei seinem Vermieter anfragen, dennoch bleibt die Zahlungsfrist bindend. Sollte er Mängel feststellen, hat er regelmäßig 12 Monate Zeit, um seine Einsprüche beim Vermieter geltend zu machen.

Verjährungsfrist

Es gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren, gerechnet vom Ende der Abrechnungsfrist. Beispiel: Die Abrechnungsfrist für die Nebenkostenabrechnung 2019 endet am 31.12.2020. Der Anspruch des Mieters auf Erstellung der Abrechnung verjährt also am 31.12.2023.