02.12.2020 - Artikel
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facilioo im Einsatz beim Kunden: Hier geht es um (viele) Minuten

facilioo ist angetreten, das Management von Immobilien einfacher zu machen – seit 2019 mit Unterstützung des Partners ista: Dienstleister und Verwaltung greifen auf die gleiche Plattform zu, stimmen sich online ab und sparen eine Menge Zeit. Kann das Start-up halten, was es verspricht? Es kann! Kunde Namyslo hat den Aufwand dokumentiert.

Die Bad Homburger Immobilienverwaltung Namyslo setzt auf facilioo, um Prozesse zu standardisieren und effizienter zu machen. Ob das aber wirklich funktioniert, wollte das Unternehmen natürlich genauer wissen. Deswegen wurde testweise bei häufig wiederkehrenden Aufgaben die tatsächliche Arbeitszeit gestoppt, um zu messen, wie viel Aufwand gespart werden kann. Die Antwort: bis zu 70 Prozent!

So lief der Versuch:

Herausforderung: Versicherungs- und Instandhaltungsschaden

Versicherungsfälle und Instandhaltungsschäden binden viele Ressourcen. Die Teilaufgaben reichen von der Annahme einer Schadensmeldung über die Angebotsprüfung beteiligter Dienstleister bis zur Dokumentation. Bei Versicherungsschäden kommt noch die Abstimmung mit der Versicherung hinzu. In einem klassischen Setting Immobilienverwaltungen dauert der gesamte Prozess durchschnittlich 151 bzw. 174 Minuten pro Fall.

Optimierung: facilioo schafft Transparenz

Die Plattform des Berliner Start-ups facilioo vereinfacht, standardisiert und automatisiert Prozesse und steigert so die Effizienz. Und sie steht ausdrücklich weiteren Dienstleistern und Services offen. Namyslo nutzt facilioo daher, um alltägliche Aufgaben in der Immobilienverwaltung transparent abzubilden und sich mit Partnern oder Dienstleistern auszutauschen. Fast 5.000 Vorgänge hat das Unternehmen bereits erfolgreich über die Plattform abgeschlossen – eine gute Datenbasis.

Ergebnis: Über 100 Minuten Zeit gespart

Bei den über facilioo abgewickelten Vorgängen sparte Namyslo deutlich Zeit: Nur 50,5 bzw. 52,5 Minuten fielen für Schadensmeldungen ohne und mit Versicherungsbeteiligung an.

Details: Weniger Aufwand in den meisten Teilschritten

facilioo spart Hausverwaltungen viel Arbeit, besonders in einzelnen Teilprozessen bei typischen Versicherungs- und Instandhaltungsschäden. Hier der Überblick:

  • Schadenmeldung annehmen und anlegen:
    Mieterinnen und Mieter melden Schäden via E-Mail, Kunden-App, Messenger oder Web-Formular. facilioo legt automatisch einen Vorgang an. Die Prüfung erfordert nur wenige Mausklicks und entsprechend wenig Zeit.
  • Sichtprüfung beauftragen:
    Die Immobilienverwaltung leitet den Vorgang an den Verantwortlichen vor Ort weiter. In der Hauswart-App sind relevante Informationen hinterlegt, inklusive Meldungen und Fotodokumentationen.
  • Angebote einholen:
    Wer repariert den Schaden? facilioo erlaubt es, in einem Arbeitsschritt mehrere Dienstleister gleichzeitig nach einem Angebot zu fragen.
  • Angebote prüfen:
    Bei der Prüfung nimmt facilioo der Hausverwaltung noch keine Arbeit ab - aktuell. Doch Versuche mit automatisierten Prüfszenarien laufen bereits. 
  • Angebot bei der Versicherung freigeben lassen:
    facilioo integriert Versicherungen in den Prozess, sobald ein Versicherungsschaden aufgenommen wird. Ein Angebot von Dienstleistern weiterzuleiten, nimmt weniger als eine Minute in Anspruch.
  • Dienstleister beauftragen:
    Die Immobilienverwaltung beauftragt an facilioo angeschlossene Handwerksunternehmen einfach per App. Dienstleister außerhalb der Plattform erhalten automatisierte E-Mails.
  • Instandsetzungsprozess überwachen:
    Wie weit sind wir mit der Reparatur? In facilioo erstellen die Beteiligten digitale Updates. So behält die Verwaltung den Überblick über Fristen und muss nicht beim Dienstleister nachfragen.
  • Rechnung prüfen und bezahlen:
    Kaufmännische Prozesse wie die Rechnungsprüfung übernimmt facilioo nicht. Dennoch spart die automatisierte Ablage von Rechnungen Zeit.
  • Rechnung bei der Versicherung freigeben lassen:
    Die Hausverwaltung leitet die Rechnung mit wenigen Klicks an die Versicherung weiter und erhält die Freigabe.
  • Vorgang dokumentieren und archivieren:
    Die Dokumentation erfolgt automatisch, wenn die Verwaltung sämtliche Arbeitsschritte über facilioo organisiert. Der Vorgang ist jederzeit schnell einsehbar und kann zum Beispiel als PDF- oder Excel-Datei exportiert werden.

Der Blick in die Zeitbilanz von Namyslo zeigt:

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