18.11.2020 - Artikel
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Neu im Job während Corona? So funktioniert die Einarbeitung

Sylke Sergel leitet Human Resources bei ista und hat ihre Position mitten in der Pandemie angetreten. Das stellt sie vor eine doppelte Herausforderung: selbst schnell ins Team zu finden und anderen „Neuen“ den Einstieg zu erleichtern. Ein Interview über virtuelle Vorstellungsgespräche und digitales Onboarding.

Sylke Sergel, Head of Corporate Human Resources, schätzt die Nähe zu den Kolleginnen und Kollegen. Diese versucht sie auch in virtuellen Begegnungen und über digitale Tools herzustellen – mit Erfolg.

Wie funktioniert das – eine neue Position in einer Phase anzutreten, in der persönliche Kontakte zumindest schwierig sind?

In Summe ist es bei mir ganz wunderbar gelaufen und viel besser, als ich erwartet habe. Ich habe mir vorher viele Gedanken gemacht: Wie fühlt sich das an, in ein leeres Büro zu kommen? Dann hat mich aber eine Kollegin direkt in Empfang genommen. Wenig später saß ich schon in den ersten virtuellen Meetings, um mein Team und andere Kollegen kennenzulernen. Es gab einen ausgearbeiteten Einarbeitungsplan mit allen Kontakten, die für mich wichtig waren. Da habe ich mich gleich gut aufgehoben gefühlt.

Wie lange hat es bis zum ersten richtigen Treffen des Teams gedauert?

Zwischen dem ersten virtuellen Meeting und einem Präsenztag für alle lagen viele Monate. Erst im August war das gesamte Team gemeinsam im Büro – und auch da haben wir uns wegen der Distanzregeln nur gruppenweise zusammengesetzt.

Gerade wenn man in ein neues Team kommt, ist es wichtig, Stimmung und Umgang miteinander kennenzulernen. Das ist über Videokonferenzen nicht so gut möglich. Es fehlen einfach viele Kommunikationssignale jenseits der Worte wie Gestik, Mimik, Blicke oder Nuancen im Tonfall. Wir haben aber einen Modus gefunden, auch persönliche Themen in die Remote-Arbeit einzubringen. Virtuelle Coffee breaks, offene Sprechstunden, Stimmungschecks oder Webinare über das mobile Arbeiten sind eine tolle Alternative zum Gespräch in der Kaffeeküche.

Was waren die wichtigsten Herausforderungen der ersten Wochen?

Eine der größten Herausforderungen dieser sehr intensiven ersten Monate war: nicht zu wissen, wann wir uns persönlich kennenlernen können. Ich fand es aber beeindruckend, wie schnell und gut es ista gelungen ist, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter digital arbeitsfähig zu machen. Sehr bald war ich auch in das normale Business eingebunden. Und das hieß situationsbedingt, anderen neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Einstieg trotz Distanz zu erleichtern. Wir machen das Onboarding jetzt komplett digital.

Was bedeutet es für Human Resources die Einarbeitung digital zu organisieren?

Jede und jeder „Neue“ muss von Tag 1 an digital ausgestattet sein, beispielsweise mit IT-Equipment, Lifesize-Lizenzen und Informationen, die auf das digitale Onboarding vorbereiten. Das Kunststück ist es dann, die viel wichtigere soziale Integration hinzubekommen. Da haben wir in den einzelnen Abteilungen viele Formate ausprobiert, etwa tägliche Check-ins oder Check-outs oder die bereits erwähnten Coffee breaks.

Von HR-Seite aus gab es schon immer die Welcome Days, eine Präsenzveranstaltung. Daraus ist mittlerweile eine digitale Welcome Week geworden, eines unser Leuchtturmprojekte beim digitalen Onboarding. Es gibt viele kurze Vorträge und ein Buddy-Konzept, um in den Pausen jemanden zu haben, mit dem man sich austauschen kann. Auch nach Corona werden wir viele dieser digitalen Komponenten beibehalten und mit Vor-Ort-Veranstaltungen kombinieren.

Wie ist die Reaktion auf das digitale Onboarding?

Das Feedback ist unglaublich positiv. Die allermeisten neuen Kollegen fühlen sich über das digitale Onboarding gut angenommen. Viele finden sogar, dass Vernetzung digital schneller und besser möglich ist als in einer normalen Büroumgebung. Das liegt sicherlich auch daran, dass sich das digitale Mindset verändert hat. Die Akzeptanz solcher Tools und Formate ist einfach sehr groß.

Gilt das auch für virtuelle Vorstellungsgespräche?

ista stellt nach wie vor ein. Corona hat da nicht zu Einschränkungen oder gar einem Stopp geführt. Insgesamt funktioniert es gut, die Bewerberinnen und Bewerber erst einmal über digitale Kanäle kennenzulernen. Es gab noch keine bösen Überraschungen und die Leute passen – wenn sie erst einmal hier sind – gut ins Team.

Eine große Veränderung könnte die Pandemie aber anstoßen: Es bewerben sich auch Personen, die weiter entfernt leben und nicht vorhaben, das zu ändern. Inwieweit mobiles Arbeiten eine dauerhafte Möglichkeit ist, wird sich zeigen. Immerhin entstehen gerade beim spontanen Gespräch auf dem Flur oder in der Teeküche häufig ganz zufällig kreative Ideen. Für mich selbst wäre das rein mobile Arbeiten übrigens nichts, da ich die persönliche Begegnung sehr schätze. Trotzdem: Der Einstieg bei ista über das Remote-Arbeiten war sehr gelungen und eine tolle Erfahrung. In diesem Sinne sind wir echte Pioniere.

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