Klauzula informacyjna - Kandydat do pracy

KLAUZULA INFORMACYJNA

Adresat: Kandydat do pracy

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO) przekazujemy informacje na temat danych osobowych.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest ista Technologies Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach przy ulicy Dworcowej 25, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Gliwicach pod numerem KRS 0001060350.

Dane kontaktowe Administratora danych osobowych Z Administratorem można skontaktować się:

a. korespondencyjnie na adres: ista Technologies Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach, ul. Dworcowa 25, 44-100 Gliwice, z dopiskiem: „ODO” lub

b. za pośrednictwem poczty e-mail wysyłanej na adres: odo.it@ista.com.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym można skontaktować się:

a. za pośrednictwem poczty e-mail wysyłanej na adres: odo.it@ista.com

Zakres przetwarzanych danych osobowych

W związku z procesem rekrutacji Administrator danych może przetwarzać w szczególności:

dane identyfikacyjne (imię i nazwisko) i kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu) w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia procesu rekrutacji,
informacje dotyczące wykształcenia, kwalifikacji, doświadczenia zawodowego i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,
informacje zawarte w dokumentach aplikacyjnych oraz formularzu rekrutacyjnym,
informacje dotyczące przebiegu procesu rekrutacji i komunikacji z kandydatem,
dane związane z kontem kandydata w systemie Workday, w tym status i historię aplikacji,
inne dane przekazane z inicjatywy kandydata w dokumentach aplikacyjnych lub w toku procesu rekrutacji.

Cel przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe będą przetwarzane w ista Technologies Poland w następujących celach:

a. przeprowadzenia bieżącego procesu rekrutacji, w tym przyjmowania i oceny aplikacji, kontaktu z kandydatem, przeprowadzania rozmów rekrutacyjnych, zarządzania aplikacjami oraz ich statusem i historią, a także – w przypadku wybranych procesów rekrutacyjnych – przeprowadzania testów, zadań lub innych form oceny kwalifikacji i dopasowania kandydata do wymagań stanowiska:

w zakresie danych osobowych, których podania Administrator może żądać na podstawie przepisów prawa pracy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy;
w zakresie przetwarzania danych niezbędnego do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

b. w zakresie innych danych osobowych przekazanych z własnej inicjatywy przez kandydata, niewymaganych przepisami prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda); ), a w przypadku przekazania danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda). Zgoda jest wyrażana poprzez wyraźne działanie potwierdzające polegające na dobrowolnym przesłaniu danych do rekrutacji;

c. realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych prowadzonych przez ista Technologies Poland Sp. z o.o. – w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na przetwarzanie danych w tym celu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). W przypadku wyrażenia zgody dane będą przechowywane w bazie talentów i mogą być wykorzystywane do kontaktowania się z kandydatem w związku z przyszłymi ofertami pracy odpowiadającymi jego kwalifikacjom i doświadczeniu zawodowemu. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie.

d. przekazywanie Twoich danych osobowych innym spółkom z Grupy ista w celu rozpatrzenia Twojej kandydatury na odpowiednie stanowiska - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)

e. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw oraz dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;

f. prowadzenia komunikacji związanej z procesem rekrutacji za pośrednictwem portali społecznościowych i zawodowych (np. LinkedIn, Facebook) oraz rozpatrywania aplikacji złożonych za ich pośrednictwem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli komunikacja dotyczy konkretnego procesu rekrutacyjnego, lub na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie komunikacji dotyczącej możliwości zatrudnienia i udzielanie odpowiedzi na otrzymane zapytania.

Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcą danych osobowych będą firmy współpracujące i działające w dziedzinach:

infrastruktury informatycznej
usług prawnych i doradczych wspierających prawidłowe funkcjonowanie procesów biznesowych Spółki,
usług pocztowych i kurierskich
usług związanych z bieżącym prowadzeniem działalności gospodarczej Spółki
dostawy i obsługi systemu wykorzystywanego w procesie rekrutacji - Workday Limited (Irlandia);
podmioty świadczące usługi w zakresie infrastruktury IT, hostingu, utrzymania i wsparcia systemów wykorzystywanych w procesie rekrutacji oraz podmioty z grupy ista zaangażowane w obsługę tych systemów.
ista SE (Niemcy);
spółki z grupy ista, na które osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę, by przekazać im jej dane osobowe;

Dane mogą być również przekazywane podmiotom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów obowiązującego prawa.

Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy w związku z korzystaniem z globalnych systemów informatycznych wykorzystywanych w procesie rekrutacji, w tym systemu Workday, a także profesjonalnych portali zawodowych i społecznościowych wykorzystywanych do prowadzenia działań rekrutacyjnych. Transfer danych odbywa się wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, Standardowych Klauzul Umownych Komisji Europejskiej lub innych prawnie dopuszczalnych zabezpieczeń zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Źródło danych osobowych

Dane osobowe pozyskiwane są przede wszystkim bezpośrednio od kandydata. W przypadku udziału w procesie rekrutacji zewnętrznego podmiotu świadczącego usługi rekrutacyjne dane mogą zostać przekazane Administratorowi również przez taki podmiot. Dane osobowe mogą zostać pozyskane również z publicznie dostępnych źródeł zawodowych i rekrutacyjnych, w szczególności z profesjonalnych portali zawodowych, takich jak LinkedIn, jeżeli kandydat udostępnił swoje dane w sposób umożliwiający kontakt w sprawach zawodowych lub rekrutacyjnych. W takim przypadku Administrator może przetwarzać dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz informacje dotyczące doświadczenia zawodowego, kwalifikacji, wykształcenia i przebiegu kariery zawodowej udostępnione przez kandydata w profilu zawodowym lub przekazane podczas komunikacji związanej z rekrutacją.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez:

3 miesiące – w celu realizacji procesu rekrutacji
1 rok – w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacji
3 lata od zakończenia procesu rekrutacji – w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z przepisów prawa pracy i zasad równego traktowania.

Prawa osoby, której dane są przetwarzane

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, osobom, których dane dotyczą przysługują następujące prawa:

prawo dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii – w każdej chwili osoba, której dane dotyczą może zażądać informacji o tym, w jaki sposób Administrator danych przetwarza jej dane osobowe, a także otrzymać kopię tych danych osobowych;
prawo żądania sprostowania danych osobowych - w każdej chwili osoba, której dane dotyczą może zażądać, aby Administrator danych dokonał sprostowania danych, jeśli są one nieprawidłowe, bądź żądać uzupełnienia niekompletnych danych;
prawo żądania usunięcia danych osobowych – w każdej chwili osoba, której dane dotyczą może zażądać usunięcia swoich danych osobowych przetwarzanych przez Administratora danych. Należy brać pod uwagę, że prawo to nie jest bezwzględne i Administrator danych może odmówić usunięcia tych danych, co do których mamy dalszą podstawę do ich przetwarzania m.in. przepis obowiązującego prawa nakazuje dalsze przetwarzanie, bądź dane przetwarzane są w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą może żądać, aby Administrator danych ograniczył przetwarzanie jej danych, w sytuacji, gdy kwestionuje prawidłowość danych lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem i osoba sprzeciwia się usunięciu danych lub dane nie są już wykorzystywane przez Administratora danych, ale są potrzebne osobie do ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń lub osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania;
prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – osoba, której dane dotyczą może w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych, w zakresie, w jakim Administrator danych przetwarza te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Administrator danych zaprzestanie wówczas przetwarzania danych osobowych, chyba, że będzie w stanie wykazać istnienie ważnych prawnie uzasadnionych interesów będących podstawą do tego przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
prawo wycofania udzielonej zgody – osoba, której dane dotyczą ma prawo wycofania udzielonej uprzednio zgody w każdej chwili.  Wycofanie zgody nie będzie miało jednak wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
prawo do przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać dostarczone Administratorowi dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłać je innemu administratorowi. Osoba może również żądać, aby dane zostały przesłane przez Administratora danych bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

W celu skorzystania z powyższych praw, prosimy o kontakt poprzez adres e-mail: odo.@ista.com bądź inne, udostępnione do kontaktu z Administratorem danych kanały komunikacji.

Prawo złożenia skargi do Organu nadzorczego

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo wniesienia skargi do Organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w zakresie przetwarzania danych osobowych, gdy uznają, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, w tym przepisy RODO.

Obowiązek podania danych osobowych

Administrator danych ma prawo żądać podania przez kandydata danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy lub w zakresie niezbędnym do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy i gdy jest to wymagane w celu udziału w procesie rekrutacji. Niepodanie danych niezbędnych do przeprowadzenia procesu rekrutacji może uniemożliwić rozpatrzenie aplikacji. Podanie danych osobowych wykraczających poza zakres wymagany przepisami prawa jest dobrowolne i odbywa się na podstawie zgody. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych jest również dobrowolne, a jej niewyrażenie nie wpływa na możliwość udziału w aktualnym procesie rekrutacji.

Zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osobę, której dane dotyczą. System wykorzystywany do obsługi procesu rekrutacji wspiera zarządzanie i organizację aplikacji, natomiast decyzje dotyczące procesu rekrutacji podejmowane są przez upoważnione osoby.