DATABEHANDLERAFTALE

1. Standardkontraktsbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

Kunden

herefter ”den dataansvarlige”

og

Ista Danmark A/S

CVR 24 23 28 16

Borupvang 5B

2750 Ballerup

Danmark

herefter ”databehandleren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

2. Præambel

1.Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

3. I forbindelse med leveringen af ydelser og services som er aftalt mellem parterne behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes[1] nationale ret og disse Bestemmelser.

2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

[1]   Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.

4. Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici. Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

• pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
• evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
• evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
• en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 4 ugers varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

3. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

4. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

5. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

• overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
• overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
• behandle personoplysningerne i et tredjeland

4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

• oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
• oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
• indsigtsretten
• retten til berigtigelse
• retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
• retten til begrænsning af behandling
• underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
• retten til dataportabilitet
• retten til indsigelse
• retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

• den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
• den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
• den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
• den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

• karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninge
• de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
• de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12. Revision, herunder inspektion

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

Bilag A Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Formålet med behandlingen i medfør af denne Databehandleraftale er at levere hovedydelsen bestående af følgende:

Formålet med behandlingen af personoplysninger er levering af forbrugsregnskaber, kontroller, analyser og øvrige services aftalt mellem parterne.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Databehandleren leverer services i forbindelse med udarbejdelse af forbrugsregnskaber, herunder indsamling, registrering, organisering, systematisering, opbevaring, tilpasning, aflæsninger.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Almindelige personoplysninger (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6):

☒ Navn

☒ Adresse

☒ E-mail

☒ Telefon nummer

☒ Finansielle oplysninger  

☒ Andre oplysninger:    Forbrugsoplysninger

Følsomme personoplysninger (jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9):

☐ Racemæssig eller etnisk baggrund

☐ Politisk overbevisning

☐ Religiøs overbevisning

☐ Filosofisk overbevisning

☐ Genetisk data

☐ Biometriske data  

☐ Fagforeningsmæssige tilhørsforhold

☐ Helbredsforhold, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol m.v.

☐ Seksuelle forhold

Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold (jf. Databeskyttelseslovens § 8):

☐ Strafbare forhold

☐ Væsentlige sociale problemer

Andre rent private forhold, som ikke er nævnt ovenfor:

☐ Andre private forhold

Oplysninger om CPR-nummer (jf. Databeskyttelseslovens § 11):

☐ CPR-numre

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Kategorier af registrerede, identificerede eller identificerbare fysiske personer omfattet af Databehandleraftalen:

☒ Medarbejdere

☒ Medlemmer

☒ Samarbejdspartnere/ servicepartnere

☒ Beboere/Lejere

☐ Andre:

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Databehandleraftalen er gældende i samme tidsrum, som hovedaftalen ”aftale om forbrugsregnskaber” er gældende mellem parterne.

Bilag B Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

Ændringer i underdatabehandlere gøres endvidere tilgængelige på internetadressen www.ista.com/dk/infocenter/databehandleraftale/ og sendes på den dataansvarliges dokumentarkiv hos ista. www.istaonline.dk.

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 4 ugers varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e).

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende behandlinger:

• Service og vedligehold
• Korrespondance med kunder, beboere og tredjeparter
• Kundeservice/Kundecenter opgaver
• Regnskabs udarbejdelse

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle et generelt højt sikkerhedsniveau, som afspejler de typer af data der behandles.

Derudover skal sikkerhedsniveauet afspejle de specifikke aftalte ydelser i parternes aftale vedrørende levering af tjenesterne.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger:

•  Tildeling af adgangsrettigheder i henhold til en defineret godkendelsesproces, kryptering af de oplysninger, der skal overføres
• Pseudonumisering af personoplysninger
• Kryptering af personoplysninger brug af elektroniske signaturer, forudsat at den tekniske konfiguration fungerer med dobbelt kryptering
• Kryptering / brug af VPN tunneler under transmissioner

 Integritet – evnen til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet. Tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester:

• Adgang til systemer kun med individuelle brugernavne og password
• Autoriserede personer kan kun få adgang til data, der er godkendt til dem
• Personlige gemte data kan kun læses, kopieres, ændres eller fjernes inden for tilladelsens koncept
• Brug af kontinuerligt opdateret antivirusprogram
• Beskyttelse af e-mail-trafik mod virus og spam
• Firewall-systemer
• Sikre en høj grad af modstandsdygtighed i computersystemerne i tilfælde af tung adgang og / eller tung belastning, f.eks. På grund af eksterne angreb
• Brug af testet software
• Separering af produktionsmiljøet fra test- og udviklingsmiljøet
• Regulering af systemkommunikationstrafik

Tilgængelighed og kapacitet – Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse:

• Dobbelt eller flere udbud af alle komponenter under databehandling (fx backup af data og spejling af hardwarekomponenter); udvikling af et datasikkerhedskoncept
• Personlige data er altid tilgængelige og beskyttet mod accidentale ødelæggelser eller tab ved regelmæssig backup
• Backup kopier
• Specielt beskyttede datacenter sektioner
• Brandsikringssystemer,
• Uafbrydelig strømforsyning
• Redundante strømforsyninger
• Overvågnings- og rapporteringssystemer
• Deputeringsplaner for personale

•  Regelmæssig revision og vurdering – Eén procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed: Et check mindst en gang om året for at se om / i hvilket omfang fysiske adgangsrettigheder stadig er påkrævet
• Kontroller mindst en gang om året for at se om / i hvilket omfang systemadgangsrettigheder stadig kræves
• Iværksættelse af eksterne eller interne revisionsrapporter
• Gennemførelse af evalueringer af registrerede og brugere, fx via spørgeskemaer eller personlige interviews
• Evaluering af ovennævnte resultater med jævne mellemrum
• Gennemførelse af de nødvendige tilpasningsforanstaltninger

• Adgangskontrol – Beskyttelse mod uautoriseret adgang af medarbejdere eller tredjeparter: Ingen adgang til uautoriserede personer til databehandlingssystemerne i de outsourcede datacentre
• ID-verifikation af adgang til de følsomme områder af datacentres
• I åbningstiden er adgang til forretningslokaler kontrolleret af medarbejdere; Besøgende til datacentrene modtager ID-kort og ledsages
• Definition af autoriserede personer i lister for datacenternes følsomme områder
• Indbrudsbeskyttelsesforanstaltninger
• Forordning for eksterne personer
• Registrering af datacenterbesøg
• Defineret cirkel af autoriserede personer
• Logging i tilfælde af dataændringer
• Indgangskontrol (evaluering af logdata for at sikre, at det efterfølgende kan kontrolleres om og af hvem personoplysninger er blevet indtastet eller ændret i databehandlingssystemet eller fjernet fra det)
• Differentieret tilladelseskoncept afhængigt af den pågældende persons jobfunktion.
• Adskillelse af måling og kundemasterdata gennem forskellige systemadgangsrettigheder
• Logisk adskillelse i henhold til systemadgangskontrolmekanismer
• Differentieret frigivelsesprocedure (forandringsstyring)

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

Databehandleren bistår den dataansvarlige med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelser, som anført i Bestemmelse 9.1 og 9.2 i det omfang og udstrækning, det er påkrævet og efterspurgt af den dataansvarlige.

For så vidt angår den dataansvarliges forpligtelser anført i Bestemmelse 9.2 gælder dog specifikt, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe de informationer, som er angivet i Bestemmelse 10.3 og nærmere beskrevet i databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3.

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette, tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1 eller anonymiserer data, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

Primært fra databehandlerens og underdatabehandlernes lokationer samt lokationer under deres og deres medarbejderes kontrol.

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

C.7 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Databehandleren fører jævnligt revision med sine underdatabehandlere ved at bruge en risikobaseret tilgang baseret på bedste praksis generelt anvendt for sådanne revisioner fra tid til anden. Dette kan inkludere gennemgang af revisionserklæring, brug af spørgeskemaer og andre hensigtsmæssige fremgangsmåder.

Bilag D Parternes regulering af andre forhold

D.1 – Generelt

I relation til databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har parterne aftalt regulering af andre forhold samt særregulering som nærmere angivet i dette bilag D.

I tilfælde af uoverensstemmelse mellem Bestemmelserne og bilag D, skal bilag D have forrang.

Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuel tilsvarende regulering i serviceaftaler mellem parterne vedrørende den del af databehandlerens aktiviteter og ansvar der knytter sig til databehandlingen i Bestemmelserne, mens udførelsen af alle andre aktiviteter vedrørende leveringen af aftalte services er underlagt de øvrige dele af Hovedaftalen.

D.2 – Vederlag for databehandlerens bistand og ydelser

Databehandleren har krav på betaling efter medgået tid, samt databehandlerens øvrige direkte forbundne omkostninger herved, for bistand og ydelser, der udføres efter disse Bestemmelser.

Bistanden og ydelserne kan omfatte, men er ikke begrænset til, de i Bestemmelse 9, 10, 12, C.3, C.7 og C.8 angivne ydelser, ændringer af instruksen, udlevering af personoplysninger, samarbejde med tilsynsmyndigheder mv.

Vederlaget opgøres på baggrund af den forbrugte arbejdstid og de aftalte timesatser i Hovedaftalen, og hvor der ikke er aftalt timesatser heri, da efter databehandlerens gældende timesatser samt med tillæg af eventuelt afholdte positive omkostninger, herunder også omkostninger der skal afholdes af databehandleren for underdatabehandleres bistand.

Fører databehandlerens bistand og/eller ydelser til krav om skærpelse af de sikkerhedsforanstaltninger, der skal iagttages i forhold til det aftalte i Hovedaftalen vedrørende leveringen af tjenesterne og Bilag C, gennemfører databehandleren, så vidt det er muligt, sådanne yderligere sikkerhedsforanstaltninger efter nærmere aftale med den dataansvarlige, forudsat databehandleren modtager betaling herfor. Databehandleren skal ydermere være berettiget til at modtage betaling for implementering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger, såfremt den dataansvarliges krav eller databehandlerens løbende vurderinger fører til skærpelse af kravene til sikkerhedsforanstaltninger, i forhold til det aftalte. Databehandleren implementerer og gennemfører sådanne yderligere sikkerhedsforanstaltninger efter nærmere aftale med den dataansvarlige.

En part har uanset ovenstående ikke krav på betaling for bistand, ydelser eller implementering af ændringer i det omfang, sådan bistand, ydelser eller ændring er en direkte følge af partens egen misligholdelse af Bestemmelserne.

D3. – Anonymisering af persondata

Databehandleren er berettiget til at anonymisere persondata, som behandles som en del af denne aftale.

Anonymiseringen skal udføres i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning og skal sikre, at de anonymiserede data ikke længere kan identificere enkeltpersoner.

Databehandleren skal dokumentere og opbevare relevante oplysninger om den anvendte anonymiseringsproces og sikre, at de anonymiserede data ikke kan genidentificeres.