Avec le mois de juin s’est terminé le pic des Assemblées Générales, lesquelles sont pour vous, gestionnaires, génératrices de stress, tant elles exacerbent en général les conflits entre copropriétaires.
Trop souvent en effet, les Assemblées Générales sont le moment où les copropriétaires, non membres du conseil syndical, découvrent les dessous des sujets abordés. Mécontents de découvrir en séance des subtilités qui leur avaient échappé, ils transforment l’Assemblée Générale en une tribune de leur ressenti. L’image du conseil syndical mais aussi celle du syndic, n’en ressort jamais grandie.
Tous les sondages révèlent que les copropriétaires aspirent à une communication plus fluide et plus continue tout au long de l’année, entre eux, le conseil syndical et vous, gestionnaires. Par ailleurs, sans attendre que les lois qui régissent les rapports en copropriété (Loi de 1965) ainsi que le métier de syndic (Loi Hoguet) soient modernisés, vous, gestionnaires de copropriété et bailleurs sociaux, vous exprimez à juste titre qu’une des principales difficultés qui complique le dialogue avec les occupants, qu’ils soient copropriétaires ou locataires, tient au manque d’information et de compétence de ceux ci.
La réponse qu’il vous faut : Un portail intranet
La gestion transparente d’un parc immobilier (social ou copropriété) exige tout d’abord de mieux partager l’information, qu’elle soit technique, simplement informative ou plus contractuelle, voire juridique. En effet, faire connaître au fil de l’eau, les droits et devoirs de chacun, et permettre aux occupants de faire remonter leurs ressentis est un excellent moyen de désamorcer les conflits, d’anticiper les problèmes et d’aborder les AG de copropriétaires ou des représentants des locataires (bailleurs sociaux) dans des conditions plus sereines. La responsabilité des occupants dans la maintenance de leur immeuble, exige qu’ils comprennent mieux à quoi servent les charges qu’ils payent.
L’intranet permet la circulation continue de cette information. Les voisins pourront partager un point de vue, lancer une idée, s’impliquer dans la vie de la copropriété ou de leur immeuble, même s’ils sont locataires. Les sujets majeurs mis à l’ordre du jour des AG auront pu ainsi être désamorcés, critiqués, partagés et la solution retenue sera bien plus consensuelle. Il sera donc plus facile d’emporter l’adhésion de tous.
Quelles sont les fonctionnalités d’un portail intranet ?
Le portail intranet est un espace web sécurisé. Ne peuvent y naviguer que les occupants ou acteurs référencés de la copropriété ou de l’immeuble. Selon que l’on est gestionnaire (syndic ou bailleur social), membre du conseil syndical, copropriétaire ou locataire, les droits d’usage ne sont pas identiques. Un accès sécurisé peut aussi être accordé aux prestataires extérieurs en contrat avec l’immeuble, leur permettant d’informer sur le « work-flow » de leurs prestations. Un espace dédié est évidemment réservé au gestionnaire, pour lui permettre de communiquer avec les occupants, le conseil syndical, mais aussi de mettre en ligne les documents généraux (réglementation, consignes particulières…) ou spécifiques (devis, appels de charge, comptes rendus, informations diverses …).
Le portail intranet est structuré en différents espaces, dont les droits d’accès sont spécifiques. : espace d’information, espace participatif, espace d’administration des données, espace annuaire, etc.
Si l’espace intranet est un excellent moyen d’apporter de la convivialité dans les relations entre occupants, c’est aussi un outil de productivité et donc d’économie pour le gestionnaire : il permet d’éviter la majorité des communications par courrier, dont les coûts de production, d’archivage et de gestion sont sources de problèmes et de tension. Vos clients, copropriétaires ou locataires, qui ont eux aussi des problèmes d’archivage, apprécieront.
L’intranet est désormais un outil indispensable pour moderniser les rapports entre gestionnaires et occupants, pour restreindre les coûts de gestion, mais aussi pour apporter la transparence tant attendue par les occupants. N’hésitez plus.
