Privacybeleid

Bescherming van uw gegevens

ista Nederland B.V. neemt de bescherming van uw persoonsgegevens zeer serieus. Wij doen er dan ook alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. In dit document is ons privacybeleid vastgelegd waarin we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

ista Nederland B.V. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt onder andere met zich mee dat wij:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid.
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
Vragen om uitdrukkelijke toestemming aan u(w beheerder) -als wij deze nodig hebben- voor de verwerking van uw persoonsgegevens, behoudens in de gevallen die overeenkomstig het doel zijn, dan wel rechtstreeks voortvloeien uit de wet, akte of reglement.
Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, dan wel voortvloeit uit de wet, akte of reglement.
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als ista Nederland B.V. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen hebt hierover neem dan contact met ons op via: cyber-security@ista.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij

We verwerken uw persoonsgegevens doordat u(w beheerder) gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u(w beheerder) een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken, afhankelijk van het product of de dienst die wordt afgenomen:

voor- en achternaam
geslacht
adresgegevens
telefoonnummer
e-mailadres
IP-adres
gegevens over uw activiteiten op onze website
browser-fingerprint
bankrekeningnummer
overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen, waaronder aan ons gelieerde ondernemingen, verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, dan wel verplicht is op grond van de wet, akte of reglement. Hiervan is bijvoorbeeld sprake Wanneer u via onze website een informatie- of adviesaanvraag doet die specifiek betrekking heeft op de producten of diensten van een aan ons gelieerde onderneming. In dat geval kunnen wij uw gegevens met de betreffende gelieerde onderneming delen, op basis van ons gerechtvaardigde belang bij die verstrekking.

Daarnaast maken wij gebruik van een derde partij voor montage en onderhoud aan het meterpark.

Wij, als ista Nederland B.V., geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u(w) beheerder ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
ista Nederland B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we onder meer de volgende maatregelen genomen:

Servers en apparaten van onze medewerkers zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
We versturen uw gegevens alleen via beveiligde internetverbindingen (TLS, voorheen SSL). Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje.
Alle medewerkers van ista Nederland die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn getraind in het zorgvuldig omgaan met uw gegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke we van u hebben, voor zover dat niet in strijd is met enige wettelijke bepaling of een bepaling welke voortvloeit uit de akte en/of (model)reglement. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen u logischerwijs vragen om uzelf te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover met ons contact op te nemen. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Gebruik website ista Nederland

Telkens wanneer een gebruiker de ista website bezoekt en een bestand wordt geopend, worden de gegevens over die activiteit opgeslagen in een logbestand. Deze gegevens zijn niet gerelateerd aan een persoon, dus ista kan niet achterhalen welke gebruiker, welke gegevens heeft opgehaald.

Wij verzamelen de volgende informatie van elke download:

de naam van het bestand dat is gedownload
de datum en tijd van de download
de grootte van de data-overdracht
of het downloaden succesvol is verlopen
IP-adres
in sommige gevallen, het besturingssysteem van uw computer en welke browser u gebruikt
het internetadres dat u heeft gebruikt

Wij kunnen geen individueel identificeerbare gebruikersprofielen maken. We verzamelen de bovenstaande informatie alleen voor statistische doeleinden.

Belangrijk
Deze Privacyverklaring geldt uitsluitend voor de website van ista. De website van ista bevat links naar andere websites. Houdt u er rekening mee dat ista niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid of de inhoud van deze andere websites. We raden alle gebruikers van deze website aan zich te informeren over het privacybeleid van deze gelinkte websites.

Nieuwsbrieven en marketing

Wij verwerken uw persoonsgegevens in verband met de verzending van commerciële communicatie van Ista en aan Ista gelieerde ondernemingen. Wij verwerken uw persoonsgegeven in dit kader op grond van de door u in dit kader verstrekte toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), of omdat u in het verleden soortgelijke producten en/of diensten heeft afgenomen als waar de commerciële communicatie op ziet van Ista of aan haar gelieerde ondernemingen (art. art. 11.7 lid 4 van de Telecommunicatiewet (Tw).

U kunt zich op ieder moment verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in dit kader door op de afmeldlink onderaan een nieuwsbrief te klikken.

Na uw afmelding kan het om technische redenen enkele uren duren voordat deze volledig is verwerkt, waardoor in uitzonderlijke gevallen nog één laatste nieuwsbrief kan worden verzonden.

Gegevens die worden verwerkt voor het verzenden van gepersonaliseerde inhoud in de nieuwsbrief

Contactgegevens zoals e-mailadres, aanhef, adres en geboortedatum
Informatie over geboekte producten en diensten
Eigendomsinformatie zoals aantal, grootte en energieverbruik
Meer informatie over de rol in vastgoedbeheer

Voor de verzending van onze commerciële communicatie maken wij gebruik van de diensten van INXmail GmbH, Wentzingerstr. 17, D-79106 Freiburg, Microsoft Ireland Operations Ltd.

Cookies

ista gebruikt zogenaamde cookies op de ista website om meervoudig gebruik door dezelfde bezoeker te kunnen herkennen. Cookies zijn kleine tekstbestanden die uw internetbrowser opslaat op uw computer. Deze dienen om de website van ista te optimaliseren. De cookies zijn meestal zogenaamde "sessiecookies", die na uw bezoek aan onze website worden verwijderd.

In sommige gevallen geven deze cookies echter informatie om u automatisch te herkennen. Deze herkenning is gebaseerd op het IP-adres dat in de cookies is opgeslagen. De op deze manier verkregen informatie dient om de website van ista te optimaliseren en om het voor u gemakkelijker te maken toegang te krijgen tot de website van ista.

U kunt het gebruik van cookies weigeren door de juiste instellingen in uw browser te selecteren; ista wijst er echter op dat u in dit geval mogelijk niet de volledige functionaliteit van de ista-website kunt gebruiken.

Web Analytics

Piwik PRO Analytics Suite

Wij gebruiken de analysesoftware Piwik PRO Analytics Suite (piwikpro.de) om deze website te analyseren en te optimaliseren. De gegevens die met deze software worden verzameld, kunnen worden gebruikt om gebruikersprofielen onder een pseudoniem te maken.

Doeleinden van de gegevensverwerking

Deze lijst bevat de doeleinden waarvoor gegevens worden verzameld en verwerkt. Toestemming is alleen geldig voor de opgegeven doeleinden. De verzamelde gegevens kunnen niet worden gebruikt of opgeslagen voor andere doeleinden dan hieronder vermeld.

analyse
optimalisering

Gebruikte technologieën

Verzamelde gegevens

Deze lijst bevat alle (persoons)gegevens die tijdens of door het gebruik van de dienst worden verzameld.

Geanonimiseerd verkort IP-adres
Gebruiksgegevens
gebruikersnaam
Datum en tijd van het bezoek
URL van verwijzer
Bezochte websites
Beeldschermresolutie
Geografische locatie
Gebruikersagent
Bezoekers-ID

Rechtsgrondslag

De vereiste rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens is als volgt opgesomd:

Art.. 6, paragraaf. 1 s. 1 bed. een AVG

Plaats van verwerking

Europese Unie

Bewaarperiode

De bewaartermijn is de periode waarin de verzamelde gegevens worden opgeslagen voor verwerking. De gegevens moeten worden verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn voor de vermelde verwerkingsdoeleinden. De gegevens worden maximaal 25 maanden bewaard.

Ontvanger van gegevens

Piwik PRO Sp. z o.o.
Piwik PRO GmbH

Functionaris voor gegevensbescherming van het verwerkingsbedrijf

Hieronder vindt u het e-mailadres van de functionaris voor gegevensbescherming van het verwerkingsbedrijf.

gdpr@piwik.pro

Toestemming voor het verzamelen en opslaan van gegevens kan te allen tijde met onmiddellijke ingang worden ingetrokken.

Klik hier om het privacybeleid van de gegevensverwerker te lezen https://piwik.pro/privacy-policy/

Klik hier om de toestemming voor alle domeinen van het gegevensverwerkende bedrijf https://piwik.pro/opt-out/ in te trekken.

Qualtrics

Dit is een Customer Experience Management-service. Deze voert klantonderzoeken uit.

Verwerkend bedrijf

Qualtrics LLC
2250 N. University Pkwy, 48-C, Provo, Utah 84604, Verenigde Staten van Amerika

Functionaris voor gegevensbescherming van het verwerkende bedrijf

Hieronder vindt u het e-mailadres van de functionaris voor gegevensbescherming van het verwerkende bedrijf.

privacy@qualtrics.com

Doeleinden van gegevensverwerking

Deze lijst geeft de doeleinden van gegevensverzameling en -verwerking weer.

Feedback
Marktonderzoek

Gebruikte technologieën

Deze lijst bevat alle technologieën waarmee deze service gegevens verzamelt. Typische technologieën zijn cookies en pixels die in de browser worden geplaatst.

Verzamelde gegevens

Deze lijst bevat alle persoonsgegevens die bij of door het gebruik van de service worden verzameld.

Contactgegevens
Gehashte gebruikers-ID
IP-adres
E-mailadres

Rechtsgrondslag

Hieronder wordt de vereiste rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens vermeld.

Art. 6 lid 1 sub a AVG

Plaats van verwerking

Dit is de primaire plaats waar de verzamelde gegevens worden verwerkt. Indien de gegevens ook in andere landen worden verwerkt, wordt u daarover afzonderlijk geïnformeerd.

Europese Unie

Bewaartermijn

De bewaartermijn is de periode waarin de verzamelde gegevens voor de verwerking worden opgeslagen. De gegevens moeten worden verwijderd zodra zij niet langer nodig zijn voor de aangegeven verwerkingsdoeleinden.

Gegevens worden verwijderd zodra zij niet langer nodig zijn voor de verwerkingsdoeleinden.

Doorgifte aan derde landen

Deze service kan de verzamelde gegevens doorgeven aan een ander land. Houd er rekening mee dat deze service gegevens kan doorgeven aan een land dat geen passend niveau van gegevensbescherming biedt. Indien de gegevens naar de VS worden doorgegeven, bestaat het risico dat uw gegevens door Amerikaanse autoriteiten worden verwerkt voor controle- en toezichtdoeleinden, mogelijk zonder dat u over rechtsmiddelen beschikt. Hieronder vindt u een lijst van de landen waarnaar de gegevens worden doorgegeven. Meer informatie over de waarborgen vindt u in het privacybeleid van de websiteaanbieder of door rechtstreeks contact op te nemen met de websiteaanbieder.

Zwitserland
Verenigde Staten van Amerika

Ontvangers van gegevens

Hieronder worden de ontvangers van de verzamelde gegevens vermeld.

Qualtrics LLC

Klik hier om het privacybeleid van de gegevensverwerker te lezen

https://www.qualtrics.com/privacy-statement/

Google Tag Services

Middels het plaatsen van cookies worden de volgende persoonsgegevens van u verzameld:

Browserinformatie
Geüploade inhoud
Unieke apparaatidentificatie
Besturingssysteem van het apparaat
Internetserviceprovider
Telefoonnummer
Naam en versie van de gebruikte services
IP-adres
Crashgegevens
Datum en tijd van bezoek
Verwijzer-URL

Deze gegevens worden verwerkt in verband met de volgende doeleinden:

Personalisatie
Analyse
Optimalisatie

Deze verwerking vind plaats op grond van de door u daartoe verstrekte toestemming.

Bij deze verwerking, maakt Ista gebruik van de diensten van Google Ireland Limited (Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Ireland). Het privacybeleid van Google Ireland Limited is te raadplegen via: https://business.safety.google/privacy/. Uw persoonsgegevens worden in beginsel uitsluitend binnen de Europese Unie verwerkt.

Ista bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk, gegevens verzameld met Google Tag Services worden maximaal voor de duur van uw sessie bewaard.

Google Ads

Middels het plaatsen van cookies worden de volgende persoonsgegevens van u verzameld:

Cookie-ID
Datum en tijd van bezoek
Apparaatgegevens
IP-adres
Besturingssysteem
Verwijzings-URL (de pagina waar u vandaan kwam)
Webverzoeken (bijv. welke pagina u opvraagt)

Deze gegevens worden verwerkt in verband met de volgende doeleinden:

Advertentiedoeleinden
Conversietracking (bijhouden of iemand een actie uitvoert na het zien van een advertentie)

Deze verwerking vindt plaats op grond van de door u daartoe verstrekte toestemming.

Bij deze verwerking maakt Ista gebruik van de diensten van Google Ireland Limited (Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Ireland). Het privacybeleid van Google Ireland Limited is te raadplegen via: policies.google.com/privacy. Uw persoonsgegevens worden in beginsel uitsluitend binnen de Europese Unie verwerkt.

ista bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk, gegevens verzameld met Google Ads worden bewaard voor maximaal één jaar na verzameling van de informatie.

Usercentrics

Gebruik van het Usercentrics Consent Management Platform
We gebruiken het Usercentrics Consent Management Platform om te voldoen aan de wettelijke bepaling op grond van artikel 7 par. 1 GDPR. De exploitant is Usercentrics GmbH, Rosental 4, 80331 München. Het Usercentrics Consent Management Platform verzamelt Logfile-gegevens, user-agent (apparaat, browsertype, browsertaal, browserversie, resolutie) en toestemmingsgegevens (toestemming ja / nee, tijdstempel, gegevensbereik, gegevensattributen, ControllerID, ProcessorID, consentID) door middel van van een Javascript. Met deze JavaScript-code kan Usercentrics GmbH de gebruiker informeren over specifieke tags en webtechnologieën op onze website en de toestemming van de gebruiker verkrijgen, beheren en documenteren. De wettelijke basis voor gegevensverwerking is artikel 6, par. 1, letter c) GDPR, aangezien we wettelijk verplicht zijn deze toestemming van de gebruiker aan te tonen (overeenkomstig artikel 7, lid 1 GDPR). Ons doel is om de voorkeuren van onze gebruikers te kennen en te implementeren en om deze legaal op een veilige manier te documenteren. De gegevens worden verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn voor onze documentatie en er geen wettelijke verplichtingen zijn om gegevens te bewaren.

U kunt de uitvoering van JavaScript op elk moment permanent uitschakelen door de relevante instellingen in uw browser te selecteren, waardoor Usercentrics ook geen JavaScript kan uitvoeren.

Ga voor meer informatie over het gegevensbeschermingsbeleid van Usercentrics naar: usercentrics.com/privacy-policy/

U kunt hier uw privacy-instellingen selecteren:

Nu wijzigen

Google activiteiten en cookies

Deze website maakt gebruik van de remarketing- of `soortgelijke doelgroep‘ -functie van Google Inc. (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland; „Google“). Met deze functie worden, op uw interesses gebaseerde, advertenties getoond op webpagina's via het Google Display Netwerk. Hiertoe wordt een cookie in uw browser opgeslagen wanneer u een website bezoekt. Dit dient om u te herkennen als bezoeker van de website en om bezoeken en gebruiksgegevens te bepalen.

Volgens de eigen informatie van Google worden serverlogboeken opgeslagen, waarin delen van het IP-adres en cookie-informatie gedeeltelijk worden verwijderd na 9 tot 18 maanden. Ga voor meer informatie naar: www.google.com/policies/technologies/ads/

Er zijn verschillende manieren waarop cookies in uw eigen browser kunnen worden gedeactiveerd om deze uit te sluiten van remarketing.

Google biedt de mogelijkheid om een browser invoegtoepassing te downloaden die deze cookies permanent deactiveert via deze volgende link:
https://support.google.com/ads/answer/7395996

U kunt ook de instellingen in uw browser opgeven om de installatie van cookies te deactiveren.

Als u bezwaar wilt maken tegen tracking, kunt u dit doen door uw browserinstellingen aan te passen met betrekking tot cookie-installaties. Informatie hierover vindt u via de volgende links.

Firefox: https://support.mozilla.org/nl/kb/hoe-zet-ik-functie-niet-volgen-aan
Internet Explorer: https://support.microsoft.com/nl-nl/help/278835/how-to-delete-cookie-files-in-internet-explorer
Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=nl
Safari: http://safari.helpmax.net/nl/privacy-en-beveiliging/cookies-verwijderen/

Externe providers kunnen ook browsercookies uitschakelen. Het Network Advertising Initiative (NAI) biedt de mogelijkheid om een opt-out voor uw eigen browser te implementeren. Informatie is te vinden op de volgende pagina. http://optout.networkadvertising.org.

Deze website maakt gebruik van het bijhouden van conversies van "Google-Adwords", een Google-service.

Wanneer u Google-pagina's bezoekt, slaat Google cookies op. U kunt deze deactiveren of deze opslag geactiveerd laten. Als u ervoor kiest om de opslag geactiveerd te laten en u bepaalde websites bezoekt, kunnen Google en ista herkennen dat u op een door ista geplaatste advertentie hebt geklikt en zo naar een ista-pagina bent doorgestuurd. De verzamelde informatie wordt door Google gebruikt om statistieken te genereren voor klanten van Adwords. Deze statistieken bevatten informatie over het aantal gebruikers dat op advertenties heeft geklikt en zijn geleid naar de gekozen pagina's. Op deze manier worden de conversies bijgehouden.

U vindt het privacybeleid van Google hier: https://www.google.nl/policies/privacy/

Google Maps en Google Address Autocomplete

Er zijn verschillende contact-, offerte- en reactiebestelformulieren beschikbaar om contact op te nemen met ons. In dit verband vragen we uw adres voor het verwerken van het verzoek. Ter ondersteuning van de adresinvoer gebruiken we de functie Automatisch aanvullen van Google-adressen van Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, VS; "Google").

Gebruik en openbaar maken van gegevens

Bezoekers van de website van ista worden altijd op de hoogte gebracht als hun informatie wordt doorgegeven aan derden. U kunt zelf beslissen of u akkoord gaat met een overdracht van uw persoonlijke gegevens aan derden of niet.

Sociale media / sociale bladwijzers

Sociale bladwijzers van LinkedIn en YouTube zijn geïntegreerd op de ista-website. Sociale bladwijzers zijn internetbladwijzers waarmee gebruikers van dergelijke services koppelingen en nieuwsberichten kunnen verzamelen. Deze worden alleen op de website opgenomen als link naar de bijbehorende services. Nadat u op de geïntegreerde afbeelding hebt geklikt, wordt u doorgestuurd naar de pagina van de betreffende provider, dat wil zeggen dat alleen dan gebruikersinformatie wordt overgedragen aan de betreffende provider. Voor informatie over de verwerking van uw persoonlijke gegevens bij het gebruik van deze websites, raadpleegt u de gegevensbeschermingsregels van de betreffende providers.

Hotjar

Middels het plaatsen van cookies worden de volgende persoonsgegevens van u verzameld:

Datum en tijd van bezoek
Soort apparaat
Geografische locatie
IP-adres
Muisbewegingen
Bezochte pagina's
Verwijzer-URL
Schermresolutie
Unieke apparaatidentificatie
Taalinformatie
Besturingssysteem van het apparaat
Browsertype
Kliks
Domeinnaam
Uniek gebruikers-ID
Antwoorden gegeven op enquêtes

Deze gegevens worden verwerkt in verband met de volgende doeleinden:

Analyse
Feedback

Deze verwerking vindt plaats op grond van de door u daartoe verstrekte toestemming.

Bij deze verwerking maakt Ista gebruik van de diensten van Hotjar Limited (Dragonara Business Centre, 5th Floor, Dragonara Road, Paceville St Julian's STJ 3141, Malta). Het privacybeleid van Hotjar Limited is te raadplegen via: www.hotjar.com/legal/policies/privacy. Uw persoonsgegevens worden in beginsel uitsluitend binnen de Europese Unie verwerkt. Hotjar kan persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Unie, waaronder de Verenigde Staten van Amerika. Voor meer informatie over de veiligheidsmaatregelen verwijzen wij u naar het privacybeleid van Hotjar.

ista bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Gegevens over uw bezoek en uw activiteiten op de website worden over het algemeen 365 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Dit is niet van toepassing op informatie die is verzameld in enquêtes en inkomende feedback; deze gegevens worden in ieder geval gewist zodra ze niet meer nodig zijn voor de verwerkingsdoeleinden. De maximale bewaartermijn van cookies bedraagt 1 jaar.

Aanpassing privacyverklaring

ista behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen in overeenstemming met de toepasselijke voorschriften voor gegevensbescherming. Als u vragen hebt over de verwerking of beveiliging van uw persoonlijke gegevens, kunt u rechtstreeks contact opnemen met ons.

Privacyverklaring voor sollicitanten

In dit onderdeel wordt uitgelegd hoe wij persoonsgegevens verwerken in het kader van de sollicitatie- en/of wervingsprocedure. Ook wordt toegelicht hoe wij naleving waarborgen van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de EU General Data Protection Regulation (“GDPR”) en de Algemene verordening gegevensbescherming in Nederland (de “AVG”).

Informatie voor sollicitanten

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Tenzij hieronder anders is vermeld, is ista Nederland de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

2. Uw sollicitatie

2.1 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer u solliciteert, verwerken wij met name de door u verstrekte sollicitantgegevens, zoals:

basisgegevens (in het bijzonder naam en geboortedatum),
contactgegevens (in het bijzonder adres en e-mailadres),
opleiding, kwalificaties en certificaten,
overige informatie uit het sollicitatieformulier (in het bijzonder opzegtermijnen en salarisverwachtingen),
bankgegevens voor de vergoeding van reiskosten,
nationaliteit en werkvergunning,
beeld- en geluidsopnamen voor het voeren van virtuele sollicitatiegesprekken (worden niet opgeslagen) en/of
voormalige werkgevers,
toegangs- en accountgegevens voor uw sollicitantenaccount (“Candidate Home”) in het Workday-sollicitantenbeheersysteem (in het bijzonder gebruikersnaam, e-mailadres, versleuteld wachtwoord, status en geschiedenis van uw sollicitaties en uw communicatie met ons via het systeem) en/of
technische loggegevens die worden gegenereerd wanneer u het sollicitatieportaal gebruikt (in het bijzonder IP-adres en tijdstip van toegang).

2.2 Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

a) Wij verwerken uw gegevens om vóór het aangaan van een arbeidsrelatie maatregelen te nemen.

Wij gebruiken en bewaren uw sollicitantgegevens voor:

het beoordelen en selecteren van kandidaten,
het voorbereiden en voeren van persoonlijke, telefonische en virtuele sollicitatiegesprekken,
het evalueren en beoordelen van de resultaten van deze gesprekken,
het contact met u opnemen om een mondeling aanbod te doen, een afwijzing mee te delen of openstaande vragen te verduidelijken,
uw profiel in aanmerking te nemen voor vacatures waarop u niet uitdrukkelijk hebt gesolliciteerd, en/of
andere vereisten binnen de wervingsprocedure, evenals
waar van toepassing, het daarna beheren van de arbeidsrelatie.

In individuele gevallen voeren wij pre-employmentchecks uit. Binnen de grenzen van de toepasselijke arbeidsrechtelijke vereisten kunnen wij informatie inwinnen bij uw voormalige werkgevers of andere relevante contactpersonen.

⇒ De rechtsgrond voor de hierboven beschreven verwerking is artikel 6, lid 1, onder b), GDPR en AVG; en artikel 88, lid 1, GDPR en AVG.

b) Wij verwerken uw gegevens om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij zijn onderworpen aan wettelijke verplichtingen die de verwerking en, in sommige gevallen, verstrekking van uw gegevens vereisen en een zelfstandige rechtsgrond voor verwerking vormen. Daartoe behoren in het bijzonder:

bewaarverplichtingen, met name op grond van het socialezekerheidsrecht, handelsrecht en belastingrecht,
informatieverplichtingen tegenover werknemersvertegenwoordigingsorganen,
meldingsverplichtingen.

⇒ De rechtsgrond voor de verwerking van uw sollicitantgegevens voor deze doeleinden is artikel 6, lid 1, onder c), GDPR en AVG.

c) Wij verwerken uw gegevens ter behartiging van gerechtvaardigde belangen.

In individuele gevallen verwerken wij uw persoonsgegevens ook ter behartiging van het volgende gerechtvaardigde belang:

verweer tegen ingestelde rechtsvorderingen.

⇒ De rechtsgrond voor deze verwerking is artikel 6, lid 1, onder f), AVG.

d) Wij verwerken uw gegevens op basis van uw toestemming

Wij verwerken uw gegevens op basis van uw toestemming voor de volgende doeleinden:

het doorgeven van uw gegevens aan andere ondernemingen binnen de ista-groep
het aanmaken en beheren van uw persoonlijke sollicitantenaccount (“Candidate Home”) in het Workday-sollicitantenbeheersysteem

U kunt uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. Neem hiervoor contact op met humanresources@ista.nl. Uw gegevens worden vervolgens onverwijld verwijderd.

⇒ De rechtsgrond voor deze verwerking is artikel 6, lid 1, onder a), AVG.

2.3 Waar komen uw gegevens vandaan en bent u verplicht deze te verstrekken?

In de regel ontvangen wij alle sollicitantgegevens rechtstreeks van u of van externe wervingsdienstverleners. Als wij pre-employmentchecks uitvoeren, kunnen wij ook gegevens ontvangen van derden, zoals voormalige werkgevers of andere referenten.

Als u de hierboven genoemde persoonsgegevens niet verstrekt, heeft dit geen nadelige gevolgen voor u. Onvolledige of onjuiste sollicitaties kunnen echter niet in behandeling worden genomen.

Wanneer informatie in een individueel geval niet nodig is voor de hierboven genoemde doeleinden, zullen wij u daar waar passend afzonderlijk over informeren bij het verzamelen van de gegevens.

2.4 Wie is betrokken bij de verwerking van mijn gegevens?

Indien nodig wordt uw sollicitatie rechtstreeks doorgestuurd naar de ista-onderneming waarbij u hebt gesolliciteerd. Daar worden uw persoonsgegevens verstrekt aan de betreffende HR-afdeling, de betrokken bedrijfsonderdelen en, waar van toepassing, de ondernemingsraad of vertegenwoordiging van werknemers met een ernstige beperking. Wanneer sollicitanten zijn voorgedragen door wervingsdienstverleners, zijn ook deze dienstverleners bij de sollicitatieprocedure betrokken. Verder worden uw persoonsgegevens alleen aan andere ontvangers verstrekt wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld overheidsinstanties).

Met uw toestemming sturen wij uw sollicitatiedocumenten door naar andere ondernemingen binnen de ista-groep als uw profiel aansluit bij vacatures bij die ondernemingen.

Wij gebruiken de Workday-cloudapplicatie voor sollicitantenbeheer. In dit verband worden uw sollicitantgegevens namens ons verwerkt door ista SE, Luxemburger Straße 1, 45131 Essen, Duitsland, en Workday Limited, The King’s Building, 152–155 Church Street, Smithfield, Dublin 7, D07 A0TN, Ierland. Workday maakt op zijn beurt gebruik van aanvullende subverwerkers, in het bijzonder Workday, Inc., 6110 Stoneridge Mall Road, Pleasanton, CA 94588, VS. Workday publiceert een actuele lijst van de gebruikte subverwerkers op www.workday.com/de-de/legal. Via het sollicitatieportaal kunt u een persoonlijk sollicitantenaccount (“Candidate Home”) aanmaken, waarmee u uw sollicitaties kunt bekijken, aanvullen en intrekken en uw account zelf kunt verwijderen.

2.5 Worden gegevens doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties?

Uw sollicitantgegevens worden opgeslagen in datacenters binnen de Europese Unie. In verband met ondersteunings-, onderhouds- en operationele diensten kan vanuit derde landen, met name de Verenigde Staten, toegang tot uw gegevens worden verkregen. Uw gegevens worden hierbij beschermd door EU-modelcontractbepalingen in combinatie met aanvullende technische en organisatorische maatregelen; Workday, Inc. is bovendien gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework.

2.6 Vindt geautomatiseerde besluitvorming plaats?

Geen enkele beslissing over uw sollicitatie is uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, in de zin van artikel 22 AVG. Het sollicitantenbeheersysteem ondersteunt ons uitsluitend bij het beheren en structureren van sollicitaties; selectiebeslissingen worden altijd genomen door de verantwoordelijke medewerkers.

2.7 Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw sollicitantgegevens worden bewaard gedurende de beoordeling van uw sollicitatie. Als uw sollicitatie niet succesvol is of u deze intrekt, worden uw sollicitantgegevens volledig verwijderd vier weken na de afwijzing, tenzij een langere bewaring op een andere rechtsgrond is toegestaan of vereist (bijvoorbeeld om onze wettelijke rechten uit te oefenen of aan toepasselijke wetgeving te voldoen).

U kunt uw sollicitantenaccount (“Candidate Home”), waarvan de aanmaak en het beheer op uw toestemming zijn gebaseerd, op elk moment verwijderen en uw sollicitatie intrekken. Intrekking van de toestemming geldt voor de toekomst; de hierboven genoemde verwijdertermijnen en wettelijke bewaarplichten blijven onaangetast.

Als u wordt aangenomen, worden de gegevens binnen het systeem of naar het HR-administratiesysteem overgedragen en daar als werknemersgegevens verwerkt. Meer informatie vindt u in onze privacyverklaring voor werknemers.

3. Talentpool

3.1 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

ista Nederland is de verwerkingsverantwoordelijke voor het beheer van de talentpool in de zin van de AVG.

3.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Op uw verzoek bewaren wij na een niet-succesvolle sollicitatieprocedure uw sollicitantgegevens in onze talentpool voor toekomstig contact en kunnen wij deze verder verwerken. Wij kunnen vervolgens in de toekomst contact met u opnemen over passende vacatures die aansluiten bij uw profiel en u uitnodigen voor andere evenementen die kunnen dienen ter voorbereiding van een arbeidsrelatie.

3.3 Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens op basis van uw toestemming. U kunt uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. Neem hiervoor contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming via de onderstaande contactgegevens. Uw gegevens worden vervolgens onverwijld verwijderd.
⇒ De rechtsgrond voor deze verwerking is artikel 6, lid 1, onder a), AVG.

3.4 Waar komen uw gegevens vandaan en wat zijn de gevolgen als u geen toestemming geeft?

Uw gegevens zijn afkomstig uit de sollicitatieprocedure (zie paragraaf 2). Als u niet instemt met opname van uw sollicitantgegevens in onze talentpool, ondervindt u daarvan geen nadelen in toekomstige sollicitatieprocedures.

3.5 Wie is betrokken bij de verwerking van mijn gegevens?

Als u in de talentpool wordt opgenomen, worden uw sollicitantgegevens namens ons in het Workday-sollicitantenbeheersysteem verwerkt door ista SE, Luxemburger Straße 1, 45131 Essen, Duitsland, en Workday Limited, The King’s Building, 152–155 Church Street, Smithfield, Dublin 7, D07 A0TN, Ierland (zie paragraaf 2.4).

3.6 Worden gegevens doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties?

De informatie in paragraaf 2.5 is overeenkomstig van toepassing.

3.7 Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Als u uw toestemming intrekt, worden uw gegevens onverwijld verwijderd. Anders worden uw gegevens uiterlijk na 4 weken verwijderd.

4. Onze selectieprocedure

4.1 Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

Als onderdeel van de selectieprocedure gebruiken wij verschillende assessmentmethoden om uw geschiktheid voor de betreffende functie beter te beoordelen. Naast sollicitantgegevens verwerken wij in het bijzonder uw antwoorden op de assessmentvragen en de daaruit voortvloeiende conclusies over persoonlijkheidskenmerken, vaardigheden, prestatiemotivatie en interesses (“assessmentgegevens”).

⇒ De rechtsgrond voor deze verwerking is artikel 6, lid 1, onder b), AVG.

4.2 Bent u verplicht uw gegevens te verstrekken, zijn deze noodzakelijk voor het aangaan van een overeenkomst en wat gebeurt er als u besluit ze niet te verstrekken?

U bent niet verplicht uw persoonsgegevens te verstrekken. Zonder verwerking van uw persoonsgegevens kan het echter onmogelijk zijn, of slechts in beperkte mate mogelijk zijn, om uw sollicitatie in behandeling te nemen.

4.3 Wie is betrokken bij de verwerking van mijn gegevens?

Wij verwerken uw gegevens met inschakeling van onze verwerkers My Drives (Poststraat 1, 6135 KR Sittard, Nederland), Profiles GmbH (Solmsstraße 83, 06486 Frankfurt am Main, Duitsland), ELIGO Psychologische Personalsoftware GmbH (Universitätsstr. 142, 44799 Bochum, Duitsland), Profil M Beratung für Human Resources Management GmbH & Co. KG (Berliner Straße 131, 42929 Wermelskirchen, Duitsland) en HackerRank (Interviewstreet, Inc., 700 E. El Camino Real, Suite 300, Mountain View, CA 94041, Verenigde Staten).

4.4 Worden gegevens doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties?

Doorgiften aan derde landen (waaronder de Verenigde Staten) vinden uitsluitend plaats in verband met verwerking door onze verwerker HackerRank. Uw gegevens worden in het bijzonder beschermd door het sluiten van standaardcontractbepalingen.

4.5 Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Informatie over de bewaring van uw sollicitant- en assessmentgegevens is opgenomen in paragraaf 2.7, die overeenkomstig van toepassing is.

5. Sociale media

5.1 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens?

Wanneer u onze sociale media kanalen op Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn en Twitter bezoekt, is het betreffende sociale media platform primair verantwoordelijk op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming. Informatie over de betreffende verwerking vindt u in de privacyverklaringen van de desbetreffende sociale media providers.

Voor de volgende verwerkingsactiviteiten zijn de ista-onderneming waarop het sociale media kanaal betrekking heeft en de exploitant van het sociale media platform gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken:

analyse van statistieken over het gebruiksgedrag van bezoekers. In de regel zijn deze gegevens voor ons alleen in geanonimiseerde vorm beschikbaar;
interactie met ons sociale media team en reacties op onze berichten (bijvoorbeeld opmerkingen, likes enzovoort).

5.2 Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

a. Bezoek aan onze sociale media kanalen; gebruikersstatistieken

Wanneer u onze sociale media kanalen bezoekt, verzamelt de betreffende sociale media provider persoonsgegevens van gebruikers (gebruiksgegevens), ongeacht of u bent ingelogd. Een deel daarvan wordt met ons gedeeld in de vorm van gebruikersstatistieken. Wij hebben echter geen volledige toegang tot de verzamelde gegevens of tot uw profielgegevens.

Zo kan de volgende informatie in geanonimiseerde vorm aan ons beschikbaar worden gesteld:

volgers/fans enzovoort: trends in het aantal personen dat ista volgt;
bereik: bijvoorbeeld het aantal personen dat een bepaald bericht ziet;
advertentie prestaties (indien relevant): hoeveel personen een advertentie hebben gezien;
demografische gegevens: gemiddelde leeftijd, geslacht, woonplaats en taal van bezoekers.

Wij kunnen op basis van de gebruiksgegevens echter geen conclusies trekken over individuele gebruikers. De statistieken worden uitsluitend gebruikt om de online-inhoud van onze sociale media kanalen te verbeteren en beter aan te sluiten bij de interesses van gebruikers.

b. Interactie

Als u via onze sociale media kanalen met ons communiceert, bijvoorbeeld door een sollicitatie of een ander bericht te sturen of door op berichten te reageren, wordt de betreffende inhoud van de interactie verwerkt door ista Nederland. ista Nederland kan mogelijk ook de openbare informatie in uw profiel bekijken, die u zelf kunt beheren.

⇒ In verband met sollicitaties is de rechtsgrond voor deze verwerking in het algemeen artikel 6, lid 1, onder b), AVG, voor zover de verwerking noodzakelijk is om op verzoek van de sollicitant vóór het aangaan van een arbeidsovereenkomst maatregelen te nemen.

⇒ In andere gevallen is de rechtsgrond voor de verwerking artikel 6, lid 1, onder f), AVG (ons gerechtvaardigde belang bij het voeren van zakelijke correspondentie of bijvoorbeeld het beantwoorden van vragen over ons als werkgever).

5.3 Bent u verplicht uw gegevens te verstrekken, zijn deze noodzakelijk voor het aangaan van een overeenkomst en wat gebeurt er als u besluit ze niet te verstrekken?

5.4 Wie is betrokken bij de verwerking van mijn gegevens?

Intern worden uw gegevens door ons alleen gebruikt of gedeeld met de personen die in het betreffende geval verantwoordelijk zijn. Raadpleeg de privacyverklaring van het betreffende sociale media netwerk voor informatie over wie bij de desbetreffende sociale media provider bij de gegevensverwerking betrokken is.

5.5 Worden gegevens doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties?

In verband met onze sociale media kanalen geven wij uw persoonsgegevens niet door aan een derde land of een internationale organisatie.

Een exploitant van een sociale media platform kan in het kader van zijn diensten verbinding maken met servers in derde landen (bijvoorbeeld de Verenigde Staten) en uw persoonsgegevens daarheen doorgeven. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van de betreffende sociale media provider.

5.6 Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

In de regel bewaren wij in verband met onze sociale media kanalen geen persoonsgegevens op de door ons gebruikte servers, behalve in de hierboven beschreven gevallen waarin wij uw informatie intern verwerken (rechtstreekse communicatie, bijvoorbeeld sollicitaties). In die gevallen is paragraaf 2.7 van toepassing.

Wij hebben ook regelmatig toegang tot gegevens die door het betreffende sociale media platform worden opgeslagen. Meer informatie over de opslag van uw persoonsgegevens door de exploitant van het sociale media platform zelf vindt u in de privacyverklaring van de betreffende sociale media provider.

5.7 Waar vindt u de privacyverklaringen van de sociale media providers?

De privacyverklaringen van de door ons gebruikte sociale media platforms en informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens vindt u hier:

Facebook (aanbieder: Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ierland): www.facebook.com/privacy/explanation
Instagram (aanbieder: Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ierland): help.instagram.com/519522125107875
LinkedIn (aanbieder: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Ierland): www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Xing (aanbieder: New Work SE, Dammtorstraße 30, 20354 Hamburg, Duitsland): privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung
Honeypot (aanbieder: Honeypot GmbH, Schlesische Straße 26, 10997 Berlijn, Duitsland): www.honeypot.io/de/privacy_policy/

Rechten van betrokkenen

Op grond van artikel 15 en volgende van de AVG hebt u tegenover ons de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

recht op inzage,
recht op rectificatie of wissing,
recht op beperking van de verwerking,
recht om bezwaar te maken tegen de verwerking,
recht om uw toestemming in te trekken (wanneer de verwerking is gebaseerd op artikel 6, lid 1, onder a), AVG),
recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U hebt ook het recht om bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming een klacht in te dienen over onze verwerking van uw persoonsgegevens. De toezichthoudende autoriteit die voor deze verwerking bevoegd is, is:

De Autoriteit Persoonsgegevens, zie voor contactmogelijkheden www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.