28.09.2020 - Artikel
  • Digitalisering
  • Duurzaamheid
  • Organisatie

Digitalisering

Veel bedrijven zijn ermee bezig. Het leidt immers tot snellere en betere werkprocessen. Veel handwerk kan achterwege blijven dus het voorkomt ook fouten en het is bovendien milieuvriendelijk.

Ondersteuning digitaliseringsproces

Jaarlijks ontvangen ongeveer 327.000 bewoners de stookkostenafrekening die door ista is opgesteld. Steeds meer beheerders vragen ons de afrekening digitaal aan te leveren, die zij vervolgens doorsturen naar de bewoners. Daarnaast maken steeds meer klanten gebruik van de samenvoegmogelijkheden voor service- en stookkostenafrekening van Postex. Door de handen ineen te slaan met deze dienstverlenende organisatie hebben wij voor klanten de nodige optimalisatieslagen kunnen maken. Uiteraard zijn wij content met zulke verzoeken en kunnen hier eenvoudig aan voldoen.

Papieren afrekening

Sommige klanten ontvangen graag nog depapieren versie van de afrekening, bijvoorbeeld vanwege hun doelgroep. Het gaat dan veelal om ouderen, ook deze klanten zullen wij uiteraard blijven bedienen. Hier geldt vooralsnog dat een afrekening per PDF niet ‘beter’ is.

Verbeterslagen

Veel van onze klanten maken duurzame verbeterslagen door digitalisering, waardoor hun processen sneller, beter en vooral efficiënter verlopen. Uiteraard willen wij binnen onze raakvlakken graag meedenken over de mogelijkheden en verdere ontwikkelingen. Het digitaal aanleveren van de afrekening is de eerste stap. Hierover zijn we in gesprek gegaan met enkele van onze klanten.

Stichting Weller Wonen

Roger van Haaf, Procesteammanager bedrijfsvoering:
"Als organisatie streven wij naar duurzaam ondernemen en daar hoort reductie van CO2 door o.a. minder papierverbruik zeker bij. De papierenversie van de afrekening kan daarom prima achterwege blijven. De huurdercommissies ontvangen de afrekeningen eerst ter controle voordat wij deze doorsturen naar de bewoners. Ook deze stap gebeurt nu digitaal, dat is een enorme winst. Wij werken samen met Post-ex, die zorgdraagt voor het samenvoegen en grotendeels digitaal verzenden van de service- en stookkostenafrekeningen. Dat doen wij al voor een groot deel van onze huurders. De duurzaamheidsdoelen van Weller en ista sluiten dus mooi op elkaar aan.”

Woonkracht10

Leo Woudenberg, Financiële administratie:
“Wij, als Woonkracht10, hebben de afgelopen jaren al diverse processen gedigitaliseerd en zullen ons hierop blijven focussen. De bewoners krijgen momenteel de stookkostenafrekening nog op papier, toch hebben wij besloten deze voortaan in pdf van ista te ontvangen. We gaan het verzendproces outsourcen, dit neemt ons al veel werk uit handen. Uiteraard gaan wij in de toekomst duurzame efficiëntieslagen maken die aansluiten op ons AX administratiesysteem.”

Waterweg Wonen

Michelle Gerritse, Financiële zaken:
"Op zeer korte termijn gaan wij binnen de organisatie een duurzaamheidstraject inzetten. Dit houdt onder andere in dat we de afrekening service- en stookkosten, daar waar mogelijk, digitaal gaan aanbieden aan de bewoners. Hiertoe gaan we in gesprek met een externe organisatie die dit voor ons gaat verzorgen. We streven ernaar om dit in het eerste kwartaal van 2021 te realiseren. De afrekening in pdf van ista is voor ons de eerste stap!"

Verdere ontwikkelingen

In het kader van beter, sneller en transparanter valt nog veel meer winst te behalen. Denk bijvoorbeeld aan het ontlasten van klanten bij de uitwisseling van gegevens. Onze klanten hebben de mogelijkheid hun gegevens aan te leveren via de ista webportal of via geautomatiseerde gegevensuitwisseling, beter bekend als AGU. Richting toekomst zullen wij ons meer en meer toeleggen op het optimaliseren van de ista gerelateerde klantprocessen. Onder andere de interface met de ERP leveranciers van woningcorporaties staat bij ons hoog op de lijst. Mede hierdoor wordt een primair proces volledig geautomatiseerd. De foutmarge gaat hierdoor naar beneden en de kwaliteit dus omhoog.

Meer informatie

Wilt u ook gebruik maken van de digitale afrekening en meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie? Bel ons via 010 2455700 of neem direct contact op met uw accountmanager.

You and 5 personen vinden dit artikel leuk