Wärmepumpe abrechnen nach Verbrauch: Neues aus Pflicht und Praxis

Gesetzliche Grundlagen: Was sich bei Wärmepumpen geändert hat

Mit der Novelle der Heizkostenverordnung (HKVO) sind Wärmepumpen rechtlich anderen zentralen Heizsystemen gleichgestellt worden. Das bisherige sogenannte Wärmepumpenprivileg ist entfallen. Gebäude, die mit Wärmepumpen beheizt werden, unterliegen seit dem 1. Oktober 2024 den Regeln der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung. Gleichzeitig wurden die Stromkosten für den Betrieb der Wärmepumpe ausdrücklich als umlagefähige Kosten aufgenommen. Auch Wärmepumpen gelten nun eindeutig als Wärmequelle, deren Kosten auf die Nutzer verteilt werden müssen. 

Wie funktioniert die verbrauchsgerechte Abrechnung einer Wärmepumpe?

Die verbrauchsgerechte Abrechnung basiert auf einem einfachen Grundprinzip: Abgerechnet werden dürfen nur Kosten, die eindeutig der Wärmeerzeugung zugeordnet werden können. Bei Wärmepumpen betrifft das vor allem den, für die Wärmeerzeugung eingesetzten, Strom.  Damit das gelingt, müssen Verbrauchsdaten nachvollziehbar und belegbar vorliegen. In der Heizkostenabrechnung werden diese Kosten anschließend in Grund- und Verbrauchskosten aufgeteilt und nach den Vorgaben der HKVO verteilt. Besonders relevant ist dabei die Trennung zwischen Heizwärme und Warmwasser. Für beide Bereiche gelten eigene Mess- und Verteilregeln, die eine transparente Abrechnung erst ermöglichen. 

Welche Messtechnik wird benötigt?

Um eine verbrauchsabhängige Abrechnung zu gewährleisten, gilt es zunächst zu klären, welche Art von Wärmepumpe im Gebäude arbeitet. Wird ausschließlich die Wärmepumpe zur Wärmeerzeugung genutzt? Oder unterstützen zusätzliche Systeme wie Heizstäbe oder ein zweiter Wärmeerzeuger? Von dieser Konstellation hängt ab, welche Messgeräte notwendig sind. Der Stromverbrauch der Wärmepumpe muss in jedem Fall über einen eigenen Zähler erfasst werden. Nur so lassen sich die Kosten für die Wärmeerzeugung von anderen Stromkosten trennen. Bei Hybridsystemen, die mehrere Energieträger kombinieren, wird es komplexer: Hier kann es erforderlich sein, jeden Wärmeerzeuger separat zu messen.  Die technische Ausstattung unterscheidet sich je also nach Anlagentyp. Drei Konstellationen sind dabei besonders verbreitet.

• Monovalente Wärmepumpen kommen ohne zusätzliche Heizsysteme aus. Damit die Heizkosten verbrauchsgerecht abgerechnet werden können, ist eine separate Erfassung des Stromverbrauchs erforderlich. Dafür wird ein eigener Stromzähler installiert, der den für den Betrieb eingesetzten Strom eindeutig zuordnet. Ist die gesamte abgegebene Wärmemenge über einen geeichten Gesamtwärmezähler erfasst, kann auf einen zusätzlichen Zähler für die Heizwärme verzichtet werden. Für die Warmwasserbereitung ist hingegen ein eigener Wärmezähler verpflichtend vorgesehen.
• Bivalente Systeme mit externem Heizstab brauchen zusätzliche Messtechnik. Der Heizstab – ob im Warmwasserspeicher oder als Unterstützung im Heizungsvorlauf verbaut – benötigt einen eigenen Stromzähler. Diese elektrischen Heizelemente springen ein, wenn die Wärmepumpe allein den Wärmebedarf nicht decken kann, etwa bei anhaltenden Kälteperioden oder für die Bereitstellung hoher Warmwassertemperaturen.
• Hybridsysteme kombinieren die Wärmepumpe mit weiteren Wärmeerzeugern, zum Beispiel einem Heizkessel oder einer Pelletheizung. Hier wird es anspruchsvoll: Der Stromverbrauch der Wärmepumpe wird separat erfasst, ebenso der Brennstoffverbrauch des Zusatzkessels. Die Gesamtwärme lässt sich entweder mit einem Gesamtwärmezähler messen oder durch Aufsummierung der Einzelwerte ermitteln. Ist eine vollständige messtechnische Erfassung nicht möglich, können in Ausnahmefällen alternativ Ersatzwerte nach anerkannten Regeln der Technik berechnet werden. 

Ein wichtiger Punkt: Alle Zähler, die für die Kostenverteilung genutzt werden, müssen geeicht sein. Die Anzeige am Display der Wärmepumpe reicht nicht aus, auch wenn dort oft Wärmemengen oder Effizienzwerte ablesbar sind. Diese Angaben dienen allenfalls der Orientierung.

Was darüber hinaus zu beachten ist

Neben der reinen Verbrauchserfassung und Abrechnung gelten auch für Wärmepumpen weitere Pflichten. Messgeräte, die neu eingebaut werden, müssen fernablesbar sein. Für ältere Geräte bestehen Nachrüstfristen. Spätestens bis Ende 2026 müssen nicht fernablesbare Systeme entsprechend angepasst werden, sofern keine Ausnahme greift. Sobald fernablesbare Technik vorhanden ist, entsteht eine zusätzliche Informationspflicht: Nutzer müssen monatlich über ihren Energieverbrauch informiert werden. Diese unterjährige Verbrauchsinformation (UVI) muss aktiv mitgeteilt werden, etwa per Post oder elektronisch. 

Übrigens: Maßgeblich für den Abrechnungszeitraum, in dem die neue Methode greift, ist der Zeitpunkt, zu dem die Messtechnik installiert wurde. Erst Abrechnungsperioden, die danach beginnen, müssen verbrauchsabhängig erfolgen. Wer die gesetzlichen Vorgaben nicht einhält, riskiert Kürzungsrechte der Nutzer. Bei fehlender verbrauchsabhängiger Abrechnung kann der Kostenanteil gemindert werden. Auch Verstöße gegen Informations- oder Ausstattungspflichten können zu Kürzungen führen. 

Fazit: Rechtssicher abrechnen und Transparenz schaffen

Die verbrauchsgerechte Abrechnung von Wärmepumpen ist kein optionales Thema mehr, sondern praktische Pflicht. Sie schafft Transparenz, ermöglicht bewussteren Umgang mit Energie und stellt Wärmepumpen mit anderen Heizsystemen gleich. Die gesetzlichen Vorgaben sind klar, die Übergangsfristen abgelaufen. Für Eigentümer, Vermieter und Verwaltungen bedeutet das vor allem eines: Eine korrekt ausgestattete Wärmepumpe bildet die Grundlage für nachvollziehbare Abrechnungen und reduziert rechtliche Risiken.