So wird Heizkosten abrechnen einfach

Die Heizkostenverordnung (HKVO) gibt es vor: Wärme- und Warmwasserkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Wir bieten Ihnen eine einfache und rechtskonforme Abrechnung der Heizkosten mit verschiedenen, auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmte Abrechnungsformen.

Nach der Installation der Messgeräte müssen nur noch einmal pro Jahr alle Mieter- und Kostendaten – zum Beispiel zu den Energiekosten – an uns übermittelt werden. Das können Sie bequem und übersichtlich im ista Webportal über Ihren Browser durchführen. Jetzt können wir die individuellen Kosten für Ihre Mieter berechnen und schicken Ihnen die fertige, verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung für jeden Mieter zu. 

Blauer Kreis mit zwei weißen Sprechblasen: Icon für persönliche Beratung

Persönliche Beratung

Blauer Kreis mit einem weißen Buch und grünen Paragraphen Symbol: Icon für rechtskonforme Abrechnung

Rechtskonforme Abrechnung

Blauer Kreis mit weißer Uhr in der Mitte, die auf 4 Uhr steht. Symbol für die Zeitersparnis mit ista.

Zeitersparnis

Bereit für die Zukunft: Unsere Messtechnik entspricht den aktuellen Anforderungen der HKVO. Mit unserem digitalen Service ista EcoTrend stellen Sie den Bewohnern die notwendige, monatliche Verbrauchsinformation einfach digital bereit. Unsere Abrechnungen beinhalten alle relevanten Abrechnungsinformationen und sind einfach und nachvollziehbar aufgebaut.

Blauer Kreis mit weiß-grünem Funksymbol: Moderne Funktechnologie

Moderne Funktechnologie

Blauer Kreis mit weißem Tablet Icon mit grünen Highlights: Symbol für die EcoTrend App von ista

EcoTrend App für Ihre Mieter

Blauer Kreis mit weißem Laptop Icon und grünen Highlights: Symbolisch für das ista Webportal

Online Portal

Heizkostenabrechnung mit ista – im Video leicht erklärt

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Blauer Kreis mit weißem Ausrufezeichen: Wichtiger Hinweis

Sie sind Mieter?

Dann besuchen Sie gerne unsere FAQ Seite für Mieter. Dort werden Ihnen Fragen zur Heizkostenabrechnung beantwortet. 

Informationen für Mieter


Screenshot aus der ista EcoTrend App: Abgebildet in einem Smartphone

In der Heizkostenabrechnung enthalten

Transparenz für Ihre Mieter mit der EcoTrend-App

  • Informieren Sie Ihre Mieter digital über ihren Energieverbrauch: per iOS- und Android-App, im Web oder per E-Mail.
  • So haben sie den Heiz- und Warmwasserverbrauch monatlich im Überblick und erhalten eine Kostenindikation.
  • Ihre Mieter können so Energie einsparen und den CO2-Ausstoß verringern.
  • Bei Rückfragen Ihrer Mieter hilft die ista Service-Hotline weiter.

Mehr über EcoTrend erfahren


Blauer Kreis mit weiß-grünem Funksymbol: Moderne Funktechnologie

Funk-Technik und Service vom Experten

Verbrauchsdaten einfach, sicher und komfortabel erfassen

Mit unserer Funk-Technologie bieten wir Ihnen höchsten Komfort und Flexibilität bei der verbrauchsgerechten Abrechnung von Wärme und Wasser. Alle Daten der Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Wasserzähler werden per Funk übertragen, sodass grundsätzlich keine Wohnung mehr betreten werden muss. 


Nur sechs Schritte zur Heizkostenabrechnung

  1. Fordern Sie ein kostenloses Angebot an.
  2. Einer unserer Mitarbeiter meldet sich bei Ihnen, nimmt die Liegenschaftsdetails auf und stimmt mit Ihnen Ihren Bedarf ab.
  3. Sie erhalten Ihr individuelles Angebot per E-Mail.
  4. Nachdem Sie den Auftrag erteilt haben, installieren wir die nötigen Messinstrumente.
  5. Sie erhalten Zugang zum ista Webportal, wo Sie die Daten erfassen, bearbeiten und jederzeit einsehen können.
  6. Die Heizkostenabrechnung wird durch uns erstellt und Ihnen zur Weitergabe an Ihre Mieter zur Verfügung gestellt.

Heizkostenverordnung: die rechtliche Grundlage

Die rechtliche Basis für die Heiz- und Warmwasserkostenverteilung und -abrechnung ist die Heizkostenverordnung (HKVO). Der Eigentümer des Gebäudes ist verpflichtet, den anteiligen Verbrauch mit geeigneten Geräten zu ermitteln. Dem Nutzer steht ein Anspruch auf Erfüllung dieser Verpflichtung zu (§ 4 Abs. 4 HKVO). 

Die novellierte HKVO ist am 01.12.2021 in Kraft getreten, durch sie ergeben sich neue Pflichten für Vermieter:

  • Die Bewohner müssen eine monatliche Verbrauchsinformation erhalten, wenn die Liegenschaft fernauslesbar ist (seit dem 01. Januar 2022)
  • Ergänzende Abrechnungsinformationen (für Abrechnungszeiträume , die ab dem 01. Dezember 2021 beginnen)
  • Installation von fernablesbarer Messtechnik, die interoperabel und Smartmeter Gateway nach dem MsbG kompatibel ist  (Nachrüstpflicht bis 31. Dezember 2026)
Eine Frau mit langen braunen Haaren schaut lächelnd auf ihr Smartphone, dass sie in der rechten Hand hält. Man kann auf ihrem Display erkennen, dass sie die ista EcoTrend App geöffnet hat.

ista EcoTrend - die smarte Verbrauchsinformation

Ihre Bewohner erhalten regelmäßige Informationen über ihren Wärme- und Warmwasserverbrauch. Mehrverbräuche und Einsparpotenziale werden so direkt sichtbar.

Ein Mann sitzt auf der Couch und betrachtet seine Abrechnungsinformationen.  Er trägt Jeans und einen grauen Pullover und hält die losen Blätter in beiden Händen. Oben rechts  auf den Blättern befindet sich das ista Logo.

Neue Abrechnungsinformationen

Die neue Heizkostenverordnung schreibt zusätzliche Informationen in der Heizkostenabrechnung verbindlich vor. Das erledigen wir für Sie.

Eine Frau mit weißem Longsleeve betrachtet ein Hologramm welches einen Kreis mit mehreren verbundenen Geräten zeigt.

Verbrauchsdaten einfach, sicher und komfortabel abrechnen

Mit unserer Funk-Technologie bieten wir Ihnen höchsten Komfort und Flexibilität bei der verbrauchsgerechten Abrechnung von Wärme und Wasser. 

Verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnungen: Transparenz schaffen, Nachhaltigkeit fördern.

Die Heizkostenverordnung gibt vor, dass regelmäßig zwischen 50 % und 70 % der Heizkosten nach individuellem Verbrauch abgerechnet werden sollen. Die restlichen 30 bis 50 % werden als Grundkosten verbrauchsunabhängig, zum Beispiel auf Grundlage der Wohnfläche, umgelegt. 

Prinzipiell ist es auch möglich, Vereinbarungen zu schließen, die eine 100%-ige Abrechnung nach individuellem Verbrauch vorsehen. Eine Umlage der Grundkosten (30 bis 50%) sorgt jedoch für eine ausgeglichenere Kostenverteilung, da jedem Nutzer die Energie für Heizung und Warmwasser bereitgestellt wird, gleich ob er sie nutzt oder nicht. Außerdem können so lagebedingte Nachteile ausgeglichen werden und Wirkungsgrad- sowie mögliche Rohrleitungsverluste besser verteilt werden. Eine Unterschreitung der 50% für den verbrauchsabhängigen Anteil innerhalb der Abrechnung ist nicht zulässig. Vereinbarungen, die dies vorsehen, sind unwirksam.


Mehr Informationen zum Download


Blauer Kreis mit weißer Sprechblase und grünem Frage- und Ausrufezeichen.

Sie haben noch Fragen?

Wie werden Heizkosten berechnet?

Von Ihrem Vermieter oder Verwalter erhalten wir eine Aufstellung der Heiz-, Heizneben- und sonstigen Betriebskosten (siehe Nebenkostenabrechnung). Sämtliche Daten prüfen wir zunächst auf ihre Plausibilität. Anschließend teilen wir die Gesamtkosten der Heizanlage in die reinen Heizkosten und in Kosten für die Aufbereitung von Warmwasser auf. Aus der Summe der Heizkosten und der Summe der Warmwasserkosten werden jeweils zwei Kostenblöcke gebildet:

  • Der Grundkostenanteil berücksichtigt die Kosten für die Wärmebereitstellung und für die Leitungsverluste. Ihre Hausverwaltung kann ihn gemäß Heizkostenverordnung wahlweise zwischen 30 und 50 Prozent festlegen. Diese Kosten werden in der Regel entsprechend der Grundfläche der Wohnungen verteilt, da sie durch Ihr Heizverhalten nicht beeinflusst werden.
  • Den restlichen Prozentanteil, also 50 bis 70 Prozent, bilden dann die Verbrauchskosten, auf deren Höhe Sie durch Ihr Heizverhalten direkten Einfluss nehmen. Nachdem wir die Ablesung vorgenommen haben, erstellen wir eine Gesamtabrechnung für Ihren Hausverwalter sowie die Einzelabrechnungen pro Wohnungsnutzer. Sie erhalten Ihre eigene Einzelabrechnung über die Hausverwaltung.

Über den oben genannten Kosten hinaus gibt es noch weitere umlagefähige Betriebskosten, die Ihr Hausverwalter mit Ihnen abrechnen kann. Dies muss dann im Mietvertrag geregelt sein.

Was darf in der Heizkostenabrechnung abgerechnet werden?

Welche Kosten im Rahmen der Heiz- und ggf. Warmwasserkosten auf die Nutzer umgelegt werden können, ist in der Heizkostenverordnung in den §§ 7 ff. geregelt. 

Abgerechnet werden können demnach gemäß § 7 Abs. 2 HKVO die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, der Betriebsstrom, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft (Wartung), der Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes. Weiterhin die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz (Schornsteinfeger), die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung (Werteermittlung) einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung (Abrechnung), Aufteilung und Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen gemäß §6a HKVO.

Zu den Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage gehören gem. § 8 Abs. 2 HKVO die Kosten der Wasserversorgung, soweit sie nicht gesondert abgerechnet werden, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend § 7 Abs. 2 HKVO. Zu den Kosten der Wasserversorgung gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren und die Zählermiete, die Kosten der Verwendung von Zwischenzählern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe.

Welche Kosten können nicht auf den Wohnungsmieter umgelegt werden?

Kosten der Instandhaltung (Instandhaltungskosten entstehen durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinflüsse) oder der Instandsetzung (Reparaturkosten) können grundsätzlich nicht umgelegt werden.

Wann muss die Heizkostenabrechnung vorliegen?

Die Abrechnungsfrist beträgt laut § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. 

Beispiel: Die Heizkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2022 muss der Vermieter bis zum 31.12.2023 dem Mieter mitgeteilt haben. Nach Ablauf dieser Frist kann ein Vermieter eine eventuelle Nachzahlung regelmäßig nicht mehr erfolgreich geltend machen. 

Auch Mieter müssen sich an Fristen halten. Nach Zugang einer formell ordnungsgemäßen Heizkostenabrechnung haben sie maximal bis zum Ablauf des 12. Monats Zeit, um ihre Einwendungen zu äußern.  Die Einwendungsfrist endet gemäß § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB automatisch nach Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung. Danach können nur noch in Ausnahmefällen Einwendungen nachgeholt werden, insbesondere wenn der Mieter das Verstreichen der Frist nicht zu vertreten hat. 

Was sind Betriebskosten und was sind Nebenkosten?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Nebenkosten und Betriebskosten oft synonym verwendet. Damit werden umgangssprachlich alle Kosten bezeichnet, die dem Eigentümer eines Mietobjektes durch den Gebrauch fortlaufend entstehen und die nicht bereits von der Miete abgedeckt werden. Die Zahlung der Nebenkosten durch den Mieter kann als Vorauszahlung oder als Pauschale (regelmäßig nicht für Heizung bzw. Warmwasser) erfolgen. 

Betriebskosten werden durch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) für die Wohnungsmieter geregelt. Im Gewerbemietrecht können je nach vertraglicher Regelung weitere Kostenarten vereinbart werden. 

In der Abrechnung unterteilen wir die umlegbaren Betriebskosten wiederum in „warme Betriebskosten“, das sind die Kosten für Heizung und Warmwasser, und „kalte Betriebskosten“, welche weitere Betriebskosten wie zum Beispiel für die Treppenhausreinigung oder die Müllabfuhr umfassen.


Ein Mann im grauen Pullover wirft Geld in ein weißes Sparschwein.

Soforthilfe Dezember

Die „Soforthilfe Dezember“ dient unter anderem zur Entlastung von Eigentümern von Wohngebäuden, die mit Gas- oder Fernwärme heizen.

Eine Frau hält ein Tablet in den Händen. Auf dem Screen sieht man ein Dashboard.

CO2KostAufG

Zum 01. Januar 2023 wird das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz in Kraft treten. Das Ziel des Gesetzes ist eine faire Verteilung der CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter.

Vor einem blauen Hintergrund ist der CO2 Rechner auf einem Smartphone und Laptop abgebildet.

ista CO²-Rechner: 

Mit unserem Rechner können Sie für die Versorgung mit Gas, Öl und Fernwärme berechnen, in welchem Verhältnis die CO₂-Kosten zwischen Vermieter und Mietern aufgeteilt werden.

Eine Hand stoppt die kippenden Dominos.

Gaspreisbremse

Ab März 2023 soll unter anderem für Eigentümer von Wohngebäuden die Gaspreisbremse eingeführt werden. Diese deckelt die Kosten des Vorjahresverbrauch von Gas und bei Fernwärme.