Die verbrauchsabhängige Abrechnung optimiert und beschleunigt für Eigentümer und Verwalter den Prozess der Heizkostenabrechnung und liefert Mietern eine leicht verständliche, faire und stichtagsgenaue Abrechnung.
Die Heizkostenverordnung (HKVO) gibt es vor: Wärme- und Warmwasserkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Wir bieten Ihnen eine einfache und rechtskonforme Abrechnung der Heizkosten mit verschiedenen, auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmten Abrechnungsformen.
Nach der Installation der Messgeräte müssen nur noch einmal pro Jahr alle Mieter- und Kostendaten – zum Beispiel die Energiekosten – an uns übermittelt werden. Das können Sie bequem und übersichtlich im ista Webportal über Ihren Browser durchführen. Jetzt können wir die individuellen Kosten für Ihre Mieter berechnen und schicken Ihnen die fertige, verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung für jeden Mieter zu.
Bereit für die Zukunft: Unsere Messtechnik entspricht den aktuellen Anforderungen der HKVO. Mit unserem digitalen Service ista EcoTrend stellen Sie den Bewohnern die notwendige, monatliche Verbrauchsinformation einfach digital bereit. Unsere Abrechnungen beinhalten alle relevanten Abrechnungsinformationen und sind einfach und nachvollziehbar aufgebaut.
Dann besuchen Sie gerne unsere FAQ-Seite für Mieter oder werfen Sie einen Blick in unsere Beispielabrechnung. Dort werden Ihnen Fragen zur Heizkostenabrechnung beantwortet.
Wir schneiden unsere Lösungen und Produkte genau auf die Bedürfnisse Ihrer Situation zu - egal, ob Sie nur ein Gebäude oder viele Liegenschaften vermieten. Sprechen Sie uns an.
Das ista Webportal ermöglicht eine schnelle, einfache Immobilienverwaltung über den Webbrowser. Es bündelt alle wichtigen Informationen und Dokumente digital an einem Ort.
Mit unserer Funk-Technologie bieten wir Ihnen höchsten Komfort und Flexibilität bei der verbrauchsgerechten Abrechnung von Wärme und Wasser. Alle Daten der Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Wasserzähler werden per Funk übertragen. So müssen wir in den meisten Fällen keine Wohnung mehr betreten.
Informieren Sie Ihre Mieter digital über ihren Energieverbrauch: per iOS- und Android-App, im Web oder per E-Mail.
So haben sie den Heiz- und Warmwasserverbrauch monatlich im Überblick und erhalten eine Kostenindikation. Ihre Mieter können leichter Energie einsparen und den CO₂-Ausstoß verringern. Bei Rückfragen Ihrer Mieter hilft unsere Service-Hotline weiter.
Fordern Sie ein kostenloses Angebot an.
Einer unserer Mitarbeiter meldet sich bei Ihnen, nimmt die Liegenschaftsdetails auf und stimmt mit Ihnen Ihren Bedarf ab.
Sie erhalten Ihr individuelles Angebot per E-Mail.
Nachdem Sie den Auftrag erteilt haben, installieren wir die nötigen Messinstrumente.
Sie erhalten Zugang zum ista Webportal, wo Sie die Daten erfassen, bearbeiten und jederzeit einsehen können.
Die Heizkostenabrechnung wird durch uns erstellt und Ihnen zur Weitergabe an Ihre Mieter zur Verfügung gestellt.
Wir schneiden unsere Lösungen und Produkte genau auf die Bedürfnisse Ihrer Situation zu - egal, ob Sie nur ein Gebäude oder viele Liegenschaften vermieten. Sprechen Sie uns an.
„Ob Heizungsgesetz oder CO₂-Umlagen – da brauche ich mich als Vermieter dann nicht drum kümmern und habe eben durch ista die Rechtssicherheit, dass dort die Abrechnungen korrekt und gesetzeskonform erstellt werden. Die Rechtssicherheit betrifft ja nicht nur mich allein, das betrifft ja auch die Mieter gleichermaßen.“
Hubertus P.
Vermieter und ista Kunde seit 2000
Die Heizkostenverordnung (HKVO) bildet die gesetzliche Grundlage für die Verteilung und Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten. Gemäß § 4 Abs. 4 HKVO ist der Gebäudeeigentümer verpflichtet, den anteiligen Verbrauch der Nutzer mit geeigneten Geräten zu erfassen. Die novellierte HKVO, die am 1. Dezember 2021 in Kraft trat, bringt für Vermieter neben der monatlichen Verbrauchsinformation und den ergänzenden Abrechnungsinformationen folgende Neuerungen mit sich:
Installation von fernablesbarer Messtechnik, die interoperabel und, nach dem MsbG, Smartmeter Gateway kompatibel ist. (Nachrüstpflicht bis 31. Dezember 2026.)
Zusätzliche Änderungen ab dem 1. Oktober 2024: Eine weitere Änderung aus 2024 betrifft vor allem Vermieter von Mehrfamilienhäusern, die mit einer zentralen Wärmepumpe beheizt werden. Bislang waren sie von der Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung ausgenommen. Künftig müssen auch sie den individuellen Verbrauch der Mieter erfassen und abrechnen und geeignete Messgeräte zur Verbrauchserfassung installieren. Hierfür gilt eine Übergangsfrist bis zum 30. September 2025.
Darüber hinaus werden die umlagefähigen Kosten erweitert. Künftig dürfen die Kosten für den zur Wärmeerzeugung benötigten Strom, beispielsweise für den Betrieb der Wärmepumpe, auf die Mieter umgelegt werden.
Ihre Bewohner erhalten regelmäßige Informationen über ihren Wärme- und Warmwasserverbrauch. Einsparpotenziale werden so direkt sichtbar.
Die neue Heizkostenverordnung schreibt zusätzliche Informationen in der Heizkostenabrechnung verbindlich vor. Das erledigen wir für Sie.
Mit unserer Funk-Technologie bieten wir Ihnen höchsten Komfort und Flexibilität bei der verbrauchsgerechten Abrechnung von Wärme und Wasser.
Die Heizkostenverordnung gibt vor, dass regelmäßig zwischen 50 % und 70 % der Heizkosten nach individuellem Verbrauch abgerechnet werden sollen. Die restlichen 30 bis 50 % werden als Grundkosten verbrauchsunabhängig, zum Beispiel auf Grundlage der Wohnfläche, umgelegt.
Prinzipiell ist es auch möglich, Vereinbarungen zu schließen, die eine 100 %-ige Abrechnung nach individuellem Verbrauch vorsehen. Eine Umlage der Grundkosten (30 bis 50 %) sorgt jedoch für eine ausgeglichenere Kostenverteilung, da jedem Nutzer die Energie für Heizung und Warmwasser bereitgestellt wird, gleich ob er sie nutzt oder nicht. Außerdem können so lagebedingte Nachteile ausgeglichen werden und Wirkungsgrad- sowie mögliche Rohrleitungsverluste besser verteilt werden. Eine Unterschreitung der 50 % für den verbrauchsabhängigen Anteil innerhalb der Abrechnung ist nicht zulässig. Vereinbarungen, die dies vorsehen, sind unwirksam.
Von Ihrem Vermieter oder Verwalter erhalten wir eine Aufstellung der Heiz-, Heizneben- und sonstigen Betriebskosten (siehe Nebenkostenabrechnung). Sämtliche Daten prüfen wir zunächst auf ihre Plausibilität. Anschließend teilen wir die Gesamtkosten der Heizanlage in die reinen Heizkosten und in Kosten für die Aufbereitung von Warmwasser auf. Aus der Summe der Heizkosten und der Summe der Warmwasserkosten werden jeweils zwei Kostenblöcke gebildet:
Der Grundkostenanteil berücksichtigt die Kosten für die Wärmebereitstellung und für die Leitungsverluste. Ihre Hausverwaltung kann ihn gemäß Heizkostenverordnung wahlweise zwischen 30 und 50 Prozent festlegen. Diese Kosten werden in der Regel entsprechend der Grundfläche der Wohnungen verteilt, da sie durch Ihr Heizverhalten nicht beeinflusst werden.
Den restlichen Prozentanteil, also 50 bis 70 Prozent, bilden dann die Verbrauchskosten, auf deren Höhe Sie durch Ihr Heizverhalten direkten Einfluss nehmen. Nachdem wir die Ablesung vorgenommen haben, erstellen wir eine Gesamtabrechnung für Ihren Hausverwalter sowie die Einzelabrechnungen pro Wohnungsnutzer. Sie erhalten Ihre eigene Einzelabrechnung über die Hausverwaltung.
Über die oben genannten Kosten hinaus gibt es noch weitere umlagefähige Betriebskosten, die Ihr Hausverwalter mit Ihnen abrechnen kann. Dies muss dann im Mietvertrag geregelt sein.
Welche Kosten im Rahmen der Heiz- und ggf. Warmwasserkosten auf die Nutzer umgelegt werden können, ist in der Heizkostenverordnung in den §§ 7 ff. geregelt.
Abgerechnet werden können demnach gemäß § 7 Abs. 2 HKVO die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, der Betriebsstrom, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit, einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft (Wartung), der Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes. Weiterhin die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz (Schornsteinfeger), die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung (Werteermittlung) einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung (Abrechnung), Aufteilung und Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen gemäß §6a HKVO.
Zu den Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage gehören gem. § 8 Abs. 2 HKVO die Kosten der Wasserversorgung, soweit sie nicht gesondert abgerechnet werden, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend § 7 Abs. 2 HKVO. Zu den Kosten der Wasserversorgung gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren und die Zählermiete, die Kosten der Verwendung von Zwischenzählern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage, einschließlich der Aufbereitungsstoffe.
Kosten der Instandhaltung (Instandhaltungskosten entstehen durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinflüsse) oder der Instandsetzung (Reparaturkosten) können grundsätzlich nicht umgelegt werden.
Die Abrechnungsfrist beträgt laut § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.
Beispiel: Die Heizkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2022 muss der Vermieter dem Mieter bis zum 31.12.2023 zugestellt haben. Nach Ablauf dieser Frist kann ein Vermieter eine eventuelle Nachzahlung nicht mehr erfolgreich geltend machen.
Auch Mieter müssen sich an Fristen halten. Nach Zugang einer formell ordnungsgemäßen Heizkostenabrechnung haben sie maximal bis zum Ablauf des 12. Monats Zeit, um ihre Einwendungen zu äußern. Die Einwendungsfrist endet gemäß § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB automatisch nach Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung. Danach können nur noch in Ausnahmefällen Einwendungen nachgeholt werden, insbesondere wenn der Mieter das Verstreichen der Frist nicht zu vertreten hat.
Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Nebenkosten und Betriebskosten oft synonym verwendet. Damit werden umgangssprachlich alle Kosten bezeichnet, die dem Eigentümer eines Mietobjektes durch den Gebrauch fortlaufend entstehen und die nicht bereits von der Miete abgedeckt werden. Die Zahlung der Nebenkosten durch den Mieter kann als Vorauszahlung oder als Pauschale (regelmäßig nicht für Heizung bzw. Warmwasser) erfolgen.
Betriebskosten werden durch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) für die Wohnungsmieter geregelt. Im Gewerbemietrecht können je nach vertraglicher Regelung weitere Kostenarten vereinbart werden.
In der Abrechnung unterteilen wir die umlegbaren Betriebskosten wiederum in „warme Betriebskosten“, das sind die Kosten für Heizung und Warmwasser, und „kalte Betriebskosten“, welche weitere Betriebskosten, wie zum Beispiel für die Treppenhausreinigung oder die Müllabfuhr, umfassen.
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Zum 01. Januar 2023 ist das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz in Kraft getreten. Das Ziel des Gesetzes ist eine faire Verteilung der CO₂-Kosten zwischen Vermieter und Mieter.
Energiepreisbremsen, Abschlagszahlungen, CO₂-Kostenaufteilung... Das Jahr 2023 bringt einige Änderungen mit sich, die bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung berücksichtigt werden müssen.
Ab März 2023 soll unter anderem für Eigentümer von Wohngebäuden die Gaspreisbremse eingeführt werden. Diese deckelt die Kosten des Vorjahresverbrauch von Gas und bei Fernwärme.
Die Heizkostenverordnung regelt die Abrechnung über Heizkosten und Warmwasser im Miet-/Nutzungsverhältnis sowie im Wohnungseigentümerverhältnis.
