Heizkostenabrechnung erstellen und verstehen.

Von Ihrem Vermieter oder Verwalter erhalten wir eine Aufstellung der Heiz-, Heizneben- und sonstigen Betriebskosten (siehe Nebenkostenabrechnung). Sämtliche Daten prüfen wir zunächst auf ihre Plausibilität. Anschließend teilen wir die Gesamtkosten der Heizanlage in die reinen Heizkosten und in Kosten für die Aufbereitung von Warmwasser auf. Aus der Summe der Heizkosten und der Summe der Warmwasserkosten werden jeweils zwei Kostenblöcke gebildet: 

• Der Grundkostenanteil berücksichtigt die Kosten für die Wärmebereitstellung und für die Leitungsverluste. Ihre Hausverwaltung kann ihn gemäß Heizkostenverordnung wahlweise zwischen 30 und 50 Prozent festlegen. Diese Kosten werden in der Regel entsprechend der Grundfläche der Wohnungen verteilt, da sie durch Ihr Heizverhalten nicht beeinflusst werden. 

• Den restlichen Prozentanteil, also 50 bis 70 Prozent, bilden dann die Verbrauchskosten, auf deren Höhe Sie durch Ihr Heizverhalten direkten Einfluss nehmen. Nachdem wir die Ablesung vorgenommen haben, erstellen wir eine Gesamtabrechnung für Ihren Hausverwalter sowie die Einzelabrechnungen pro Wohnungsnutzer. Sie erhalten Ihre eigene Einzelabrechnung über die Hausverwaltung. 

Über die oben genannten Kosten hinaus gibt es noch weitere umlagefähige Betriebskosten, die Ihr Hausverwalter mit Ihnen abrechnen kann. Dies muss dann im Mietvertrag geregelt sein. 

Welche Kosten im Rahmen der Heiz- und ggf. Warmwasserkosten auf die Nutzer umgelegt werden können, ist in der Heizkostenverordnung in den §§ 7 ff. geregelt.  

Abgerechnet werden können demnach gemäß § 7 Abs. 2 HKVO die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, der Betriebsstrom, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit, einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft (Wartung), der Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes. Weiterhin die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz (Schornsteinfeger), die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung (Werteermittlung) einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung (Abrechnung), Aufteilung und Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen gemäß §6a HKVO. 

Zu den Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage gehören gem. § 8 Abs. 2 HKVO die Kosten der Wasserversorgung, soweit sie nicht gesondert abgerechnet werden, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend § 7 Abs. 2 HKVO. Zu den Kosten der Wasserversorgung gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren und die Zählermiete, die Kosten der Verwendung von Zwischenzählern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage, einschließlich der Aufbereitungsstoffe.

Kosten der Instandhaltung (Instandhaltungskosten entstehen durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinflüsse) oder der Instandsetzung (Reparaturkosten) können grundsätzlich nicht umgelegt werden. 

Die Abrechnungsfrist beträgt laut § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.  

Beispiel: Die Heizkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2022 muss der Vermieter dem Mieter bis zum 31.12.2023 zugestellt haben. Nach Ablauf dieser Frist kann ein Vermieter eine eventuelle Nachzahlung nicht mehr erfolgreich geltend machen.  

Auch Mieter müssen sich an Fristen halten. Nach Zugang einer formell ordnungsgemäßen Heizkostenabrechnung haben sie maximal bis zum Ablauf des 12. Monats Zeit, um ihre Einwendungen zu äußern. Die Einwendungsfrist endet gemäß § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB automatisch nach Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung. Danach können nur noch in Ausnahmefällen Einwendungen nachgeholt werden, insbesondere wenn der Mieter das Verstreichen der Frist nicht zu vertreten hat.  

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Nebenkosten und Betriebskosten oft synonym verwendet. Damit werden umgangssprachlich alle Kosten bezeichnet, die dem Eigentümer eines Mietobjektes durch den Gebrauch fortlaufend entstehen und die nicht bereits von der Miete abgedeckt werden. Die Zahlung der Nebenkosten durch den Mieter kann als Vorauszahlung oder als Pauschale (regelmäßig nicht für Heizung bzw. Warmwasser) erfolgen.  

Betriebskosten werden durch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) für die Wohnungsmieter geregelt. Im Gewerbemietrecht können je nach vertraglicher Regelung weitere Kostenarten vereinbart werden.  

In der Abrechnung unterteilen wir die umlegbaren Betriebskosten wiederum in „warme Betriebskosten“, das sind die Kosten für Heizung und Warmwasser, und „kalte Betriebskosten“, welche weitere Betriebskosten, wie zum Beispiel für die Treppenhausreinigung oder die Müllabfuhr, umfassen.