Heizkostenabrechnung erstellen und verstehen.

Einfach auf der sicheren Seite: Wir erstellen die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung nach den Vorgaben der HKVO. Sie geben einfach Ihre Mieter-/Nutzerdaten und die Kosten für Wärme und Warmwasser im ista Webportal ein, sobald Ihnen die Informationen vorliegen. Wir prüfen Ihre Angaben direkt bei der Eingabe. Anschließend sind die Gesamtabrechnung für Ihre Immobilie sowie alle Einzelabrechnungen je Wohnung/Nutzeinheit sofort und digital für Sie verfügbar. Die Abrechnungen enthalten auch die CO₂-​Kostenaufteilung nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben (CO2KostAufG). Auf Wunsch übernehmen wir für Sie auch die verbrauchsabhängige Abrechnung der Kaltwasserkosten und damit auch die Abrechnung der Abwasserkosten.

Komfortabel und immer inklusive: Unsere Geräte erfassen den Wärme- und Wasserverbrauch präzise und übermitteln die Werte verschlüsselt über eine Kommunikationseinheit per Funk – voll automatisiert und grundsätzlich ohne Betreten der Immobilie. Ablesetermine für Ihre Bewohner entfallen.

Zuverlässig und in der Miete immer inklusive: Die Planung, die Montage und der Betrieb moderner Mess-, Verteil- und Kommunikationstechnik sind in jedem Paket von ista HeatPerfect enthalten. Verbrauchsdaten von Wärme und Wasser werden so stichtagsgenau und komplett automatisiert erfasst und abgelesen. Die Geräte sind fernablesbar, interoperabel und Smart-​Meter-​Gateway-​kompatibel – entsprechend den aktuellen Vorgaben der HKVO.

Bitte beachten Sie: Eingriffe in das Rohrleitungsnetz dürfen wir nicht vornehmen. Sollten diese für die Montage der Messtechnik in Ihrer Immobilie notwendig sein, obliegt Ihnen die Beauftragung eines Handwerkers auf Ihre Kosten.

HKVO-konform und immer inklusive: Ihre Bewohner erhalten von uns jeden Monat eine Information über ihren Wärme- und Warmwasserverbrauch – automatisch per App oder E-Mail. Das Ziel: Mehr Verbrauchstransparenz und Energiebewusstsein. Als Vermieter geben Sie einfach die aktuellen Bewohnerdaten im ista Webportal ein. Danach übernehmen wir: von der Registrierung bis zur Beantwortung der Fragen Ihrer Bewohner. Sollten sich Ihre Bewohner nicht registrieren, stellen wir Ihnen die Verbrauchsinformationen einfach im Webportal zur Weitergabe bereit. So erfüllen Sie mit unserer smarten Verbrauchsinformation ista EcoTrend ganz bequem die aktuellen gesetzlichen Vorgaben der HKVO.

Wir sind für Sie da: Sie haben Fragen zu Ihrer beauftragten ista HeatPerfect Lösung oder zu Abrechnungen? Antworten finden Sie rund um die Uhr im ista Webportal. Unser erfahrenes Service-Team steht Ihnen außerdem gerne telefonisch zur Verfügung – montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr. 

Mehr Service, mehr Komfort: Mit Wahl des Pakets ista HeatPerfect Comfort, Comfort Pro oder Premium beantworten wir Ihre Anrufe und Fragen bevorzugt. Unser erfahrenes Service-Team unterstützt Sie zudem am Wochenende und ist in der Woche länger für Sie erreichbar. Montags bis freitags stehen wir per Telefon von 8 bis 20 Uhr zur Verfügung und samstags von 8 bis 16 Uhr.

Zeitersparnis für Sie: Fragen Ihrer Mieter/Nutzer beantworten wir direkt über unsere Mieterhotline. Kontaktinformationen geben wir auf unserer Heizkostenabrechnung und in der monatlichen Verbrauchsinformation an.

Einfach getauscht: Die Betriebsbereitschaft unserer Geräte ist wichtig zur exakten Verbrauchsmessung. Deshalb ersetzen wir beschädigte oder verlorene Mess-, Verteil- und Kommunikationstechnik. Bei Geräteausfällen, die wir nicht verursacht haben, übernehmen wir die Kosten für Austauschgerät, Montage und Anfahrt einmalig pro Messstelle.

Alles aus einer Hand: Wir erstellen für Sie Ihre komplette Betriebskostenabrechnung inklusive Heiz- und Nebenkosten. Für die Abrechnung Ihrer Hausnebenkosten hinterlegen Sie diese einfach mit dem jeweiligen Verteilerschlüssel im ista Webportal und wir weisen sie entsprechend auf der Gesamtabrechnung und den Einzelabrechnungen aus. Grundlage für die Abrechnung sind Vorgaben der HKVO, der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und Ihres Mietvertrags.

Sicher getestet: Erfüllen Sie die Vorgaben der Trinkwasserverordnung einfach mit der regelmäßigen Legionellenprüfung. Unsere zertifizierten Partnerlabore nehmen im 3-Jahres-Intervall Proben in Ihrer Immobilie und prüfen das Trinkwasser. Ist ein jährliches Prüfintervall vom Gesundheitsamt vorgeschrieben, kann auch dieses beauftragt werden. Um die generelle Informationspflicht gegenüber dem Gesundheitsamt kümmern sich unsere Fachpartner und wir uns ebenso wie um die Installation von Probenahmehähnen, sollte Ihre Trinkwasseranlage noch nicht ausgestattet sein.

Einfach digital: Alle Informationen und Dokumente rund um Ihren Service von ista HeatPerfect sind für Sie jederzeit im ista Webportal verfügbar. Den aktuellen Stand Ihrer Aufträge sehen Sie einfach online. Bewohnerdaten für die monatliche Verbrauchsinformation übermitteln Sie im Webportal genauso komfortabel wie Nutzerdaten und Kosten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Die Abrechnung wird Ihnen anschließend direkt angezeigt und steht zum sofortigen Download zur Verfügung. So sparen Sie Zeit und Papier.

Eigentümer von Gebäuden sind mit wenigen Ausnahmen verpflichtet, den anteiligen Verbrauch von Wärme und Warmwasser mit geeigneten Geräten zu ermitteln und die Heiz- und Warmwasserkosten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben verbrauchsabhängig abzurechnen. Die Heizkostenabrechnung ist somit Teil der Betriebskostenabrechnung eines Mietshauses oder einer Eigentümergemeinschaft.  Gesetzliche Grundlage ist die Heizkostenverordnung (kurz: HKVO).   

Als Vermieter sind Sie in der Pflicht, zusätzlich zu den Heizkosten jährlich eine schriftliche Auflistung aller Nebenkosten zu erstellen und entsprechend abzurechnen – sofern Ihre Mieter eine monatliche Vorauszahlung für die vereinbarten Nebenkosten leisten. Die Regelungen dafür gibt im Wohnraummietrecht das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in § 556 vor. Die Abrechnungsfrist endet laut § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.  

 Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt, welche Kosten der Immobilie ein Vermieter auf die Mieter umlegen darf.  

Von Ihrem Vermieter oder Verwalter erhalten wir eine Aufstellung der Heiz-, Heizneben- und sonstigen Betriebskosten (siehe Nebenkostenabrechnung). Sämtliche Daten prüfen wir zunächst auf ihre Plausibilität. Anschließend teilen wir die Gesamtkosten der Heizanlage in die reinen Heizkosten und in Kosten für die Aufbereitung von Warmwasser auf. Aus der Summe der Heizkosten und der Summe der Warmwasserkosten werden jeweils zwei Kostenblöcke gebildet: 

• Der Grundkostenanteil berücksichtigt die Kosten für die Wärmebereitstellung und für die Leitungsverluste. Ihre Hausverwaltung kann ihn gemäß Heizkostenverordnung wahlweise zwischen 30 und 50 Prozent festlegen. Diese Kosten werden in der Regel entsprechend der Grundfläche der Wohnungen verteilt, da sie durch Ihr Heizverhalten nicht beeinflusst werden. 

• Den restlichen Prozentanteil, also 50 bis 70 Prozent, bilden dann die Verbrauchskosten, auf deren Höhe Sie durch Ihr Heizverhalten direkten Einfluss nehmen. Nachdem wir die Ablesung vorgenommen haben, erstellen wir eine Gesamtabrechnung für Ihren Hausverwalter sowie die Einzelabrechnungen pro Wohnungsnutzer. Sie erhalten Ihre eigene Einzelabrechnung über die Hausverwaltung. 

Über die oben genannten Kosten hinaus gibt es noch weitere umlagefähige Betriebskosten, die Ihr Hausverwalter mit Ihnen abrechnen kann. Dies muss dann im Mietvertrag geregelt sein. 

Welche Kosten im Rahmen der Heiz- und ggf. Warmwasserkosten auf die Nutzer umgelegt werden können, ist in der Heizkostenverordnung in den §§ 7 ff. geregelt.  

Abgerechnet werden können demnach gemäß § 7 Abs. 2 HKVO die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, der Betriebsstrom, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit, einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft (Wartung), der Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes. Weiterhin die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz (Schornsteinfeger), die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung (Werteermittlung) einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung (Abrechnung), Aufteilung und Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen gemäß §6a HKVO. 

Zu den Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage gehören gem. § 8 Abs. 2 HKVO die Kosten der Wasserversorgung, soweit sie nicht gesondert abgerechnet werden, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend § 7 Abs. 2 HKVO. Zu den Kosten der Wasserversorgung gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren und die Zählermiete, die Kosten der Verwendung von Zwischenzählern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage, einschließlich der Aufbereitungsstoffe.

Kosten der Instandhaltung (Instandhaltungskosten entstehen durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinflüsse) oder der Instandsetzung (Reparaturkosten) können grundsätzlich nicht umgelegt werden. 

CO₂-Kosten von Gebäuden müssen zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden. Das gibt das Gesetz zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten (CO2KostAufG) mit wenigen Ausnahmen vor. Die CO₂-​​Kostenaufteilung gilt für Abrechnungszeiträume, die am 1. Januar 2023 oder später begonnen haben, und sie muss in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen sein.  

 So erfolgt die CO₂-​Kostenaufteilung:  

• Grundlage für die Aufteilung sind die Werte aus der Versorger-​​ bzw. Lieferantenrechnung Ihrer Immobilie.  

• Der CO₂-​Ausstoß Ihrer Immobilie errechnet sich durch Multiplikation des gesamten Energieverbrauchs mit dem heizwertbezogenen Emissionsfaktor. Geteilt durch die Wohnfläche ergibt sich der CO₂-​Ausstoß Ihrer Immobilie pro m².  

• Mit diesem Wert erfolgt die Einordnung Ihres Wohngebäudes in ein Stufenmodell. Das Prinzip dahinter: Je energieeffizienter ein Gebäude ist, desto weniger CO₂-​Kosten müssen Sie als Vermieter tragen.   

• In einem zweiten Schritt wird geprüft, ob für Ihre Immobilie öffentlich-​rechtliche Beschränkungen gemäß § 9 CO2KostAufG vorliegen. Diese können zu einer Kürzung Ihres Vermieteranteils an den Kosten führen.   

Gut zu wissen: Egal, für welches Paket von ista HeatPerfect Sie sich entscheiden: Mit unserer Heizkostenabrechnung enthalten Sie immer die CO₂-​Kostenaufteilung nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere des CO2KostAufG – sofern das Gesetz dies für Ihre Immobilie vorgibt. Den Mieteranteil der CO₂-Kosten legen wir mit den Einzelabrechnungen auf Ihre Mieter um. 

Die Abrechnungsfrist beträgt laut § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.  

Beispiel: Die Heizkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2025 muss der Vermieter dem Mieter bis zum 31.12.2026 zugestellt haben. Nach Ablauf dieser Frist kann ein Vermieter eine eventuelle Nachzahlung nicht mehr erfolgreich geltend machen.  

Auch Mieter müssen sich an Fristen halten. Nach Zugang einer formell ordnungsgemäßen Heizkostenabrechnung haben sie maximal bis zum Ablauf des 12. Monats Zeit, um ihre Einwendungen zu äußern. Die Einwendungsfrist endet gemäß § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB automatisch nach Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung. Danach können nur noch in Ausnahmefällen Einwendungen nachgeholt werden, insbesondere wenn der Mieter das Verstreichen der Frist nicht zu vertreten hat.  

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Nebenkosten und Betriebskosten oft synonym verwendet. Damit werden umgangssprachlich alle Kosten bezeichnet, die dem Eigentümer eines Mietobjektes durch den Gebrauch fortlaufend entstehen und die nicht bereits von der Miete abgedeckt werden. Die Zahlung der Nebenkosten durch den Mieter kann als Vorauszahlung oder als Pauschale (regelmäßig nicht für Heizung bzw. Warmwasser) erfolgen.  

Betriebskosten werden durch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) für die Wohnungsmieter geregelt. Im Gewerbemietrecht können je nach vertraglicher Regelung weitere Kostenarten vereinbart werden.  

In der Abrechnung unterteilen wir die umlegbaren Betriebskosten wiederum in „warme Betriebskosten“, das sind die Kosten für Heizung und Warmwasser, und „kalte Betriebskosten“, welche weitere Betriebskosten, wie zum Beispiel für die Treppenhausreinigung oder die Müllabfuhr, umfassen.