Der Abrechnungsservice, bei dem Sie die Wahl haben.

Einfach auf der sicheren Seite: Wir erstellen die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung nach den Vorgaben der HKVO. Sie geben einfach Ihre Mieter-/Nutzerdaten und die Kosten für Wärme und Warmwasser im ista Webportal ein, sobald Ihnen die Informationen vorliegen. Wir prüfen Ihre Angaben direkt bei der Eingabe. Anschließend sind die Gesamtabrechnung für Ihre Immobilie sowie alle Einzelabrechnungen je Wohnung/Nutzeinheit sofort und digital für Sie verfügbar. Die Abrechnungen enthalten auch die CO₂-​Kostenaufteilung nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben (CO2KostAufG). Auf Wunsch übernehmen wir für Sie auch die verbrauchsabhängige Abrechnung der Kaltwasserkosten und damit auch die Abrechnung der Abwasserkosten.

Komfortabel und immer inklusive: Unsere Geräte erfassen den Wärme- und Wasserverbrauch präzise und übermitteln die Werte verschlüsselt über eine Kommunikationseinheit per Funk – voll automatisiert und grundsätzlich ohne Betreten der Immobilie. Ablesetermine für Ihre Bewohner entfallen.

Zuverlässig und in der Miete immer inklusive: Die Planung, die Montage und der Betrieb moderner Mess-, Verteil- und Kommunikationstechnik sind in jedem Paket von ista HeatPerfect enthalten. Verbrauchsdaten von Wärme und Wasser werden so stichtagsgenau und komplett automatisiert erfasst und abgelesen. Die Geräte sind fernablesbar, interoperabel und Smart-​Meter-​Gateway-​kompatibel – entsprechend den aktuellen Vorgaben der HKVO.

Bitte beachten Sie: Eingriffe in das Rohrleitungsnetz dürfen wir nicht vornehmen. Sollten diese für die Montage der Messtechnik in Ihrer Immobilie notwendig sein, obliegt Ihnen die Beauftragung eines Handwerkers auf Ihre Kosten.

HKVO-konform und immer inklusive: Ihre Bewohner erhalten von uns jeden Monat eine Information über ihren Wärme- und Warmwasserverbrauch – automatisch per App oder E-Mail. Das Ziel: Mehr Verbrauchstransparenz und Energiebewusstsein. Als Vermieter geben Sie einfach die aktuellen Bewohnerdaten im ista Webportal ein. Danach übernehmen wir: von der Registrierung bis zur Beantwortung der Fragen Ihrer Bewohner. Sollten sich Ihre Bewohner nicht registrieren, stellen wir Ihnen die Verbrauchsinformationen einfach im Webportal zur Weitergabe bereit. So erfüllen Sie mit unserer smarten Verbrauchsinformation ista EcoTrend ganz bequem die aktuellen gesetzlichen Vorgaben der HKVO.

Wir sind für Sie da: Sie haben Fragen zu Ihrer beauftragten ista HeatPerfect Lösung oder zu Abrechnungen? Antworten finden Sie rund um die Uhr im ista Webportal. Unser erfahrenes Service-Team steht Ihnen außerdem gerne telefonisch zur Verfügung – montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr. 

Mehr Service, mehr Komfort: Mit Wahl des Pakets ista HeatPerfect Comfort, Comfort Pro oder Premium beantworten wir Ihre Anrufe und Fragen bevorzugt. Unser erfahrenes Service-Team unterstützt Sie zudem am Wochenende und ist in der Woche länger für Sie erreichbar. Montags bis freitags stehen wir per Telefon von 8 bis 20 Uhr zur Verfügung und samstags von 8 bis 16 Uhr.

Zeitersparnis für Sie: Fragen Ihrer Mieter/Nutzer beantworten wir direkt über unsere Mieterhotline. Kontaktinformationen geben wir auf unserer Heizkostenabrechnung und in der monatlichen Verbrauchsinformation an.

Einfach getauscht: Die Betriebsbereitschaft unserer Geräte ist wichtig zur exakten Verbrauchsmessung. Deshalb ersetzen wir beschädigte oder verlorene Mess-, Verteil- und Kommunikationstechnik. Bei Geräteausfällen, die wir nicht verursacht haben, übernehmen wir die Kosten für Austauschgerät, Montage und Anfahrt einmalig pro Messstelle.

Alles aus einer Hand: Wir erstellen für Sie Ihre komplette Betriebskostenabrechnung inklusive Heiz- und Nebenkosten. Für die Abrechnung Ihrer Hausnebenkosten hinterlegen Sie diese einfach mit dem jeweiligen Verteilerschlüssel im ista Webportal und wir weisen sie entsprechend auf der Gesamtabrechnung und den Einzelabrechnungen aus. Grundlage für die Abrechnung sind Vorgaben der HKVO, der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und Ihres Mietvertrags.

Sicher getestet: Erfüllen Sie die Vorgaben der Trinkwasserverordnung einfach mit der regelmäßigen Legionellenprüfung. Unsere zertifizierten Partnerlabore nehmen im 3-Jahres-Intervall Proben in Ihrer Immobilie und prüfen das Trinkwasser. Ist ein jährliches Prüfintervall vom Gesundheitsamt vorgeschrieben, kann auch dieses beauftragt werden. Um die generelle Informationspflicht gegenüber dem Gesundheitsamt kümmern sich unsere Fachpartner und wir uns ebenso wie um die Installation von Probenahmehähnen, sollte Ihre Trinkwasseranlage noch nicht ausgestattet sein.

Einfach digital: Alle Informationen und Dokumente rund um Ihren Service von ista HeatPerfect sind für Sie jederzeit im ista Webportal verfügbar. Den aktuellen Stand Ihrer Aufträge sehen Sie einfach online. Bewohnerdaten für die monatliche Verbrauchsinformation übermitteln Sie im Webportal genauso komfortabel wie Nutzerdaten und Kosten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Die Abrechnung wird Ihnen anschließend direkt angezeigt und steht zum sofortigen Download zur Verfügung. So sparen Sie Zeit und Papier.

Eigentümer von Gebäuden sind mit wenigen Ausnahmen verpflichtet, den anteiligen Verbrauch von Wärme und Warmwasser mit geeigneten Geräten zu ermitteln und die Heiz- und Warmwasserkosten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben verbrauchsabhängig abzurechnen.  

Die Heizkostenabrechnung ist somit Teil der Betriebskostenabrechnung eines Mietshauses oder einer Eigentümergemeinschaft.  

Gesetzliche Grundlage ist die Heizkostenverordnung (kurz: HKVO). Diese beinhaltet seit 2021 auch folgende Vorgaben:  

• Verpflichtender Einsatz von fernablesbarer Messtechnik bei Neuausstattung. Bis Ende 2026 ist die Nachrüstung oder der Ersatz von nicht fernablesbarer Messtechnik verpflichtend. Zudem gibt es neue Fristen zu Interoperabilität und Smart-Meter-Gateway-Kompatibilität.
• Mitteilung von monatlichen Verbrauchsinformationen an die Bewohner, wenn die Wohneinheit fernablesbar ist
• Erweiterung der jährlichen Heizkostenabrechnung um weitere Informationen  

Als Vermieter sind Sie in der Pflicht, zusätzlich zu den Heizkosten jährlich eine schriftliche Auflistung aller Nebenkosten zu erstellen und entsprechend abzurechnen – sofern Ihre Mieter eine monatliche Vorauszahlung für die vereinbarten Nebenkosten leisten. Die Regelungen dafür gibt im Wohnraummietrecht das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in § 556 vor. Die Abrechnungsfrist endet laut § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. 

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt, welche Kosten der Immobilie ein Vermieter auf die Mieter umlegen darf.  

Gut zu wissen: Mit jedem Paket von ista HeatPerfect sind Sie auf der sicheren Seite: Wir erstellen die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung nach den Vorgaben der HKVO. Immer inklusive sind moderne Messtechnik, die automatische Funk-Fernablesung der Verbrauchswerte und die monatliche Verbrauchsinformation für Ihre Bewohner. Mit den Paketen Comfort Pro und Premium erhalten Sie von uns auch die Nebenkostenabrechnung – nach den Vorgaben der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und auf Basis Ihres Mietvertrags und Ihrer Vorgaben. 

Grundlage für die Heizkostenverordnung (HKVO) sind unter anderem die Anforderungen der Energieeffizienzrichtlinie der Europäischen Union (EED). Ihr Ziel ist die Stärkung des Klimaschutzes durch mehr Verbrauchstransparenz. Denn: Nur wer seinen Verbrauch kennt, kann gezielt Energie sparen und so den CO₂-Ausstoß senken. 

Das bedeutet für Vermieter: Sie sind gemäß HKVO verpflichtet, Ihren Bewohnern jeden Monat eine Information über ihren Wärme- und Warmwasserverbrauch zu übermitteln – die unterjährige Verbrauchsinformation (uVI). Diese Verpflichtung gilt für alle Immobilien mit vollständig fernablesbarer Messtechnik. Auch der Einsatz von fernablesbarer Messtechnik ist eine Vorgabe der HKVO. Bei Neuausstattung einer Immobilie gilt das bereits. Bis Ende 2026 muss auch bestehende nicht fernablesbare Messtechnik ersetzt oder nachgerüstet sein.  

Gut zu wissen: Egal, welches Paket von ista HeatPerfect Sie wählen: Immer inklusive sind moderne Messtechnik, automatische Funk-Fernablesung der Verbrauchswerte ohne Betreten der Wohnung und die monatliche Verbrauchsinformation für Ihre Bewohner. Das führt zu mehr Verbrauchstransparenz und Energiebewusstsein.  

Umlagefähige Kosten beim Betrieb einer zentralen Heizungsanlage gemäß § 7 HKVO:

• Lieferung und Verbrauch von Brennstoffen sowie die Kosten des zur Wärmeerzeugung verbrauchten Stroms z. B. einer Wärmepumpe  
• Betriebsstrom der Heizanlage
• Bedienung, Überwachung und Wartung der Heizung
• regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und -sicherheit einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann
• Reinigung der Anlage und des Betriebsraums
• Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz
• Anmietung oder Nutzung anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung
• Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Berechnung und Aufteilung
• die Kosten der Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen gemäß § 6a HKVO

Laut BetrKV können unter anderem die folgenden Nebenkosten bei entsprechender Vertragsgestaltung auf die Mieter umgelegt werden:  

• Grundsteuer
• Kosten der Wasserversorgung
• Abwassergebühr
• Kosten für Heizung und Warmwasser (warme Betriebskosten)
• Aufzugkosten
• Straßenreinigung/Müllabfuhr
• Treppenhausreinigung
• Gartenpflege
• Innen- und Außenbeleuchtung
• Gebäudeversicherungen
• Hausmeister
• Antennenanlagen, Kabel (Fernsehen)
• Waschraum (Strom, Wasser)
• Sonstige Betriebskosten (sofern im Mietvertrag vereinbart) wie z. B.:  
  • Prüfkosten Elektroinstallationen
  • Reinigung von Dachrinnen und Lichtschächten
  • Wartung von Rauchabzugsanlagen, Blitzschutzanlagen, Rauchwarnmeldern und Feuerlöschern

Gut zu wissen: Die umlagefähigen Betriebskosten Ihrer Immobilie legen wir mit den Einzelabrechnungen direkt auf Ihre Mieter/Nutzer um. Je Kostenart verwenden wir dafür den entsprechenden, von Ihnen vorgegebenen Umlageschlüssel. Kosten für Heizung, Warmwasser und Kaltwasser legen wir mit der Heizkostenabrechnung um – egal, für welches Paket von ista HeatPerfect Sie sich entscheiden. Die Umlage weiterer Hausnebenkosten erfolgt im Rahmen der kompletten Betriebskostenabrechnung, die in den Paketen Comfort Pro und Premium enthalten ist. Umlagefähige Kosten für den Abrechnungsservice weisen wir für Sie bereits auf unserem Angebot für ista HeatPerfect aus. 

CO₂-Kosten von Gebäuden müssen zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden. Das gibt das Gesetz zur Aufteilung der Kohlendioxidkosten (CO2KostAufG) mit wenigen Ausnahmen vor. Die CO₂-​Kostenaufteilung gilt für Abrechnungszeiträume, die am 1. Januar 2023 oder später begonnen haben, und sie muss in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen sein. 

So erfolgt die CO₂-Kostenaufteilung:

• Grundlage für die Aufteilung sind die Werte aus der Versorger-​ bzw. Lieferantenrechnung Ihrer Immobilie.
• Der CO₂-​Ausstoß Ihrer Immobilie errechnet sich durch Multiplikation des gesamten Energieverbrauchs mit dem heizwertbezogenen Emissionsfaktor. Geteilt durch die Wohnfläche ergibt sich der CO₂-​Ausstoß Ihrer Immobilie pro m².
• Mit diesem Wert erfolgt die Einordnung Ihres Wohngebäudes in ein Stufenmodell. Das Prinzip dahinter: Je energieeffizienter ein Gebäude ist, desto weniger CO₂-​Kosten müssen Sie als Vermieter tragen.  
• In einem zweiten Schritt wird geprüft, ob für Ihre Immobilie öffentlich-rechtliche Beschränkungen gemäß § 9 CO2KostAufG vorliegen. Diese können zu einer Kürzung Ihres Vermieteranteils an den Kosten führen.  

Gut zu wissen: Egal, für welches Paket von ista HeatPerfect Sie sich entscheiden: Mit unserer Heizkostenabrechnung enthalten Sie immer die CO₂-Kostenaufteilung nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere des CO2KostAufG – sofern das Gesetz dies für Ihre Immobilie vorgibt. Den Mieteranteil der CO₂-Kosten legen wir mit den Einzelabrechnungen auf Ihre Mieter um.

Legionellen sind Stäbchenbakterien und ein natürlicher Bestandteil des Trinkwassers. In kleinen Mengen stellen sie für den Menschen kein gesundheitliches Risiko dar. Steigt ihre Konzentration jedoch stark an, können Legionellen sehr gefährlich werden. Atmet man sie mit dem Wassernebel – z. B. beim Duschen – ein, gelangen sie in die Lunge. Dort können sie zu lebensbedrohlichen Entzündungen führen. 

Die Trinkwasserverordnung (TrinkwV) gibt daher vor: Als Vermieter müssen Sie das Trinkwasser in Ihrer Immobilie untersuchen lassen, wenn folgende Punkte zutreffen:  

• mehr als zwei Wohn-/Nutzeinheiten  
• mindestens eine Wohn-/Nutzeinheit ist vermietet  
• Duschen oder andere Einrichtungen, in denen es zu einer Vernebelung des Trinkwassers kommt, sind vorhanden  
• zentrale Trinkwassererwärmung  
• mehr als 400 Liter Speichervolumen oder mehr als 3 Liter Wasser in der Rohrleitung zwischen Trinkwassererwärmung und der am weitesten entfernten Entnahmestelle 

Mindestens alle drei Jahre ist die Legionellenprüfung Pflicht, wenn das Trinkwasser aus der Wasserversorgungsanlage der Immobilie im Rahmen einer gewerblichen, nicht aber öffentlichen Tätigkeit abgegeben wird. Bei einer öffentlichen Tätigkeit ist das Trinkwasser mindestens einmal jährlich zu untersuchen, sofern das Gesundheitsamt kein längeres Untersuchungsintervall festlegt. 

Gut zu wissen: Mit dem Premium-Paket von ista HeatPerfect erfüllen Sie die Vorgaben der Trinkwasserverordnung. Zusammen mit unseren zertifizierten Partnerlaboren kümmern wir uns um die Legionellenprüfung in Ihrer Immobilie.