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Wer eine Immobilie verwaltet, steht möglicherweise vor der Frage, was eine Sonderumlage ist und wie sie verwendet wird. Sonderumlagen sind Beiträge, die von einer Eigentümergemeinschaft erhoben werden, um einen außergewöhnlichen Finanzbedarf der WEG zu decken. Diese Maßnahme sollte jedoch mit Augenmaß eingesetzt werden und kein regelmäßiges Mittel darstellen. In diesem Blogbeitrag wird erklärt, was rund um die Sonderumlage einer WEG wissenswert ist.
Die Sonderumlage ist ein wichtiger Bestandteil des deutschen Wohnungseigentumsrechts. Es handelt sich dabei um eine spezielle Umlage, die von den Verwaltern des Gebäudes vorgeschlagen und anschließend von der WEG beschlossen wird, um außerplanmäßige Kosten zu decken. Eine solche Umlage wird nur beschlossen, wenn sich der notwendige Aufwand für einen bestimmten Anlass nicht aus dem täglichen Betrieb oder aus den Rücklagen der Immobilie finanzieren lässt. Oft handelt es sich dabei um größere Anlässe, wie Sanierungsmaßnahmen an Dach oder Fassade oder die Aufwertung der Immobilie durch den Bau von Balkonen oder einer Tiefgarage.
Hintergrund: Verwalter sind dazu da, das Gemeinschaftseigentum zu bewirtschaften. Die Pflicht zur Aufstellung des Wirtschaftsplans ergibt sich aus § 28 Abs. 1 S. 2 WEG. Darin sind Einnahmen und Ausgaben geregelt, wie beispielsweise die laufenden Hausgeldzahlungen. Für größere zukünftige und mehr oder weniger zu planende Instandsetzungs- und -haltungsmaßnahmen sammeln die Eigentümer zudem eine Rücklage ein. Die Sonderumlage bildet eine Ergänzung zum Wirtschaftsplan für das laufende Wirtschaftsjahr und dient damit der Zahlung unvorhersehbarer Ausgaben.
Wichtig: Der Name “Sonderumlage” kann leicht verwirren: Es handelt sich dabei um Kosten, die auf Vermieter umgelegt, also verteilt werden – nicht auf Mieter.
Wann eine Sonderumlage fällig wird, hängt von dem konkreten Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft ab. Es sollte Konsens darüber herrschen, ob die laufenden Beiträge des Hausgeldes eher höher angesetzt werden, um Rücklagen zu bilden oder ob sie knapp kalkuliert werden. Dann muss bei Bedarf eine Sonderumlage in Kauf genommen werden.
Verwalter können die Umlage nicht ohne Weiteres bei den Eigentümern anfordern. Im Gegenteil: Als Grundlage dient der Beschluss einer ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung. Dieser muss die Höhe der Sonderumlage, den Grund dafür, den Verteilungsschlüssel, den Anteil einzelner Eigentümer und das Fälligkeitsdatum enthalten.
Die Sonderumlage ist zweckgebunden und soll nicht für andere Vorhaben verwendet werden. Ob für den Beschluss eine einfache Mehrheit (zum Beispiel bei einfacher Instandhaltung) oder eine doppelt qualifizierte Mehrheit (zum Beispiel bei Modernisierungsmaßnahmen) nötig ist, hängt vom Zweck der Sonderzahlung ab.
In Ausnahmefällen (beispielsweise einer uneinigen WEG) kann der Beschluss auch per Umlaufverfahren erfolgen.
Ein Umlaufverfahren ist ein effizienter Weg, um Entscheidungen innerhalb einer WEG zu treffen. Abhängig von dem jeweiligen Einzelfall kann es möglich sein, einen Antrag in Textform (z. B. per E-Mail, Post oder WhatsApp-Textnachricht) an alle Miteigentümer zu schicken. Wenn die Mehrheit aller WEG-Mitglieder zugestimmt haben, kann ein Beschluss im Umlaufverfahren erfolgreich zustande kommen.
Die Höhe der Sonderumlage ist abhängig von ihrem Verwendungszweck und orientiert sich an der Differenz aus dem konkreten Finanzierungsbedarf und den vorhandenen finanziellen Mitteln der WEG.
Wenn beispielsweise eine Sanierung mit Kosten von 200.000 Euro finanziert werden muss und die WEG über Instandhaltungsrücklagen von 75.000 Euro verfügt, müssen mindestens 125.000 Euro über eine Sonderumlage finanziert werden. Die WEG kann sich aber auch dazu entscheiden, die Rücklagen nicht anzutasten und die Sanierung vollständig über eine Sonderumlage zu finanzieren.
Der Beschluss über die Sonderumlage enthält außerdem den Verteilungsschlüssel der Kosten, nach dem sich der konkrete Anteil der einzelnen Eigentümer richtet. Dieser ist normalerweise in der Gemeinschaftsordnung geregelt. Ist dies nicht der Fall, greift der gesetzliche Verteilungsschlüssel, also die Umlage nach Miteigentumsanteilen.
Ist eine einzelne Partei nicht in der Lage, ihren Anteil an der Sonderumlage zu zahlen, können zusammen mit der Verwaltung verschiedene Lösungen gefunden werden, wie etwa eine Ratenzahlung, eine Stundung oder die die Beantragung von Fördermitteln. Um die geplante Maßnahme dennoch ohne größere Verzögerungen durchführen zu können, ist es sinnvoll, den Beitrag der anderen Eigentümer zunächst zu erhöhen. Hat die säumige Partei schließlich ihren Anteil gezahlt, erhalten die anderen Parteien den zu viel gezahlten Betrag zurück.
Die Fälligkeit der Sonderumlage darf in keinem Beschluss fehlen. Nur so werden Missverständnisse vermieden. Wurde dennoch kein Termin festgelegt, sind laut BGH die Verwaltenden befähigt, die Sonderumlage anzufordern (BGH, V ZR 257/16).
Eine Fälligkeit in Raten ist nicht unüblich – insbesondere bei längerfristigen Projekten.
Darüber hinaus sind die im Grundbuch eingetragenen Eigentümer zahlungspflichtig. So ist bei einem Eigentümerwechsel klar geregelt, wer einen Beitrag zur Sonderumlage leisten muss.
Die Kosten für die Instandhaltung und Modernisierung tragen Vermieter. Sie können also die Sonderumlage nicht auf die Mieter umlegen. Daher ist es ratsam, die Höhe der Nettokaltmiete so anzusetzen, dass ausreichend Rücklagen gebildet werden können. Viele Vermieter geben ihre Modernisierungskosten aber auch über Mieterhöhungen weiter.
Um die Sonderumlage steuerlich absetzen zu können, muss die Eigentumswohnung vermietet sein oder für berufliche / gewerbliche Zwecke genutzt werden. Ein steuerlicher Abzug kann erst erfolgen, wenn die Sonderumlage durch die Wohnungseigentümergemeinschaft tatsächlich zu Kosten / Ausgaben geführt hat. Die Ausgaben müssen zum Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenabzug berechtigen. Eigentümer, die Ihre Wohnung zu eigenen Wohnzwecken nutzen, können diese Kosten grundsätzlich nicht von der Steuer absetzen. Bei dem Vorstehenden handelt es sich um eine grundsätzliche Antwort. Eigentümer sollten bei Bedarf den Fall individuell von einem Steuerberater prüfen lassen.
Die Sonderumlage einer WEG dient dazu, die finanzielle Lücke zwischen Kosten und vorhandenen Geldmitteln wie etwa Rücklagen für Instandhaltungs-, Modernisierungs- oder Baumaßnahmen zu schließen.
Diese Umlage muss von den Eigentümern in einer Eigentümerversammlung oder in einem Umlaufverfahren gesondert beschlossen werden. Die erforderliche Mehrheit hängt von der Art der konkreten Maßnahme ab, die finanziert werden soll. Eigentümer können diese Kosten nicht direkt auf die Mieter umlegen, eine Erhöhung der Miete ist jedoch denkbar (zu diesem Zweck nur bei Modernisierung). Zudem kommt die Geltendmachung der Kosten in der Steuererklärung in Betracht.
