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Das Wichtigste in Kürze:
Die Regeln rund um die Heizkostenabrechnung sind in kurzer Zeit spürbar strenger geworden. Mit der Novellierung der Heizkostenverordnung in 2021 und den neuen Vorgaben ab Oktober 2024 kommen zusätzliche Aufgaben auf Vermieter und Verwalter zu. Fernablesbare Geräte, monatliche Verbrauchsinfos und die verpflichtende Verbrauchserfassung bei Wärmepumpen sind nur einige Beispiele dafür. Gleichzeitig zeigt die Praxis, wie anfällig Heizkostenabrechnungen sind: Schätzungen reichen von 50 Prozent bis hin zu über 90 Prozent fehlerhaften Fällen. Typische Probleme sind falsche Wohnflächenangaben, nicht umlagefähige Posten wie Reparaturkosten, fehlerhafte oder geschätzte Zählerstände sowie unklare Verteilerschlüssel. Eine strukturierte Vorgehensweise bei der Heizkostenabrechnung, die durch den Prozess führt und Transparenz schafft, hilft dabei, typische Stolpersteine auszuräumen.
Die Heizkostenverordnung (HKVO) und das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) bilden den rechtlichen Rahmen für die Heizkostenabrechnung. Die HKVO schreibt vor, wie Heizkosten zu verteilen sind. Sie gilt für Mehrfamilienhäuser mit Zentralheizung und ist gegenüber Mietverträgen vorrangig. Vorgaben bestehen etwa für Messgeräte, Mindestanteile der verbrauchsabhängigen Abrechnung und Pflichtangaben in der Abrechnung. Messgeräte müssen zudem bis Ende 2026 fernablesbar sein, interoperabel arbeiten und perspektivisch an ein Smart-Meter-Gateway angebunden werden. Ausgenommen von der HKVO sind Mehrfamilienhäuser mit Etagenheizung, Wohngebäude mit höchstens zwei Wohnungen (wovon eine selbst bewohnt wird) und Einfamilienhäuser.
Darüber hinaus hat die Heizkostenverordnung neue Informationspflichten eingeführt. Seit 2022 müssen Eigentümer, in deren Gebäuden fernablesbare Messgeräte installiert sind, ihren Mietern monatlich Verbrauchsinformationen mitteilen. Diese müssen unmittelbar zugänglich sein, etwa per Brief, E-Mail oder über ein Webportal mit aktiver Benachrichtigung. In der Abrechnung müssen zusätzlich zu Verbrauch und Kosten weitere Informationen enthalten sein – etwa Angaben zum Energiemix, zum Ausstoß von Treibhausgasen oder zum Primärenergiefaktor bei Fernwärme. Auch steuerliche Bestandteile, Hinweise zu Beratungsstellen sowie Vergleichswerte zum eigenen Verbrauch und zum Durchschnittsnutzer gehören dazu. Fehlen diese erweiterten Informationen, können Mieter ihre Zahlung um drei Prozent kürzen – zusätzlich zu anderen bestehenden Kürzungsrechten.
Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) steht zudem: Brennstoff- und Lieferkosten, Wartungskosten der Heizung, Kosten für Messdienstleister, Gebühren für die Abgasmessung sowie die Betriebsstromkosten der Heizungsanlage gehören zu den umlagefähigen Kosten. Nicht umgelegt werden dürfen Reparaturkosten, Kosten für Versicherungen und die Finanzierung von Heizanlagen. Außerdem gilt laut BGB: Die Heizkostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Kommt sie später, können Nachzahlungen nicht mehr geltend gemacht werden. Rückzahlungen an die Mieter bleiben dagegen auch nach dieser Frist fällig.
Seit Oktober 2024 gilt für Mehrfamilienhäuser, die zu mindestens 50 Prozent mit einer Wärmepumpe beheizt werden, die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung. Bis dahin war eine pauschale Abrechnung möglich. Bis spätestens Ende September 2025 mussten diese Gebäude mit geeigneten Erfassungsgeräten nachgerüstet werden. In der Heizkostenverordnung wurden zudem die Kosten für den zur Wärmeerzeugung verbrauchten Strom als umlegbare Betriebskosten ergänzt.
Die Erstellung einer korrekten Heizkostenabrechnung erfordert Fachwissen und Sorgfalt. Gerade bei komplexen Gebäudestrukturen oder neuen gesetzlichen Anforderungen kann externe Unterstützung sinnvoll sein. Wir bei ista bieten umfassende Lösungen, mit denen die Abrechnungen rechtssicher und transparent gelingt. Und so einfach geht´s: Liegenschaften online übermitteln, individuelles Angebot erhalten, Mess- und Funktechnik installieren lassen und die digitale Abrechnung bequem und einfach im ista Webportal erstellen und versenden.
Eine korrekte Heizkostenabrechnung entsteht nicht am Jahresende: Sie erfordert gründliche Vorbereitung, vollständige Datenerfassung und Kenntnis der gesetzlichen Vorgaben. Fernablesbare Messgeräte, monatliche Verbrauchsinformationen und die neue Abrechnungspflicht für Wärmepumpen erhöhen die Anforderungen. Wer strukturiert vorgeht und die Checkliste konsequent abarbeitet, minimiert Fehlerquellen und vermeidet Streitigkeiten. Eine transparente, nachvollziehbare Abrechnung schafft Vertrauen – und spart am Ende allen Beteiligten Zeit und Ärger. Bei Unsicherheiten oder komplexen Konstellationen kann die Beauftragung eines spezialisierten Dienstleisters eine sinnvolle Lösung sein. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche – und die Abrechnung in erfahrenen Händen.
