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Meist wird davon ausgegangen, dass sich unter dem Begriff “Heizkosten” nur diejenigen Kosten verstecken, die tatsächlich zum direkten Heizen genutzt werden – also beispielsweise Kosten für Gas, Öl, Pellets oder Strom. Heizkosten entstehen jedoch durch die Summe aus dem tatsächlichen Wärmeverbrauch und dem laufenden Betrieb der Heizungsanlage. Gleichzeitig werden Heizkosten in zwei Arten unterteilt:
Der Grund dafür ist, dass es neben dem tatsächlichen Wärmeverbrauch einige Faktoren gibt, die den Wärmebedarf beeinflussen. Das soll unter anderem durch die Grundkosten abgedeckt und damit fairer an alle Parteien eines Mehrfamilienhauses verteilt werden.
Ein bedeutender Teil der Heizkosten setzt sich aus dem tatsächlichen Wärmeverbrauch zusammen, der sich nach der Menge an genutzten Brennstoffen wie Gas, Öl oder anderen richtet. Zur Erfassung des Wärmeverbrauchs werden in der Regel Heizkostenverteiler oder Wärmezähler eingesetzt. Welches Gerät zum Einsatz kommt, hängt unter anderem von der Heizungsanlage ab. Für gewöhnlich werden Heizkörper mit Heizkostenverteilern ausgestattet, während Fußbodenheizungen klassischerweise einen Wärmezähler nutzen.
In der Theorie könnte die Menge an Brennstoff oder Strom (beispielsweise beim Betrieb einer Wärmepumpe) ausreichend sein, um die Heizkosten zu berechnen. Tatsächlich haben aber weitere Faktoren Einfluss auf den Wärmeverbrauch. Dazu gehört zum Beispiel die Qualität der Dämmung eines Hauses, Witterungsbedingungen, die Lage einer Wohnung innerhalb des Gebäudes (Liegt die Wohnung zwischen zwei anderen oder gibt es viele Außenwände?) und weiteren. Deshalb besteht ein Teil der Heizkosten neben den Verbrauchskosten auch aus den sogenannten Grundkosten, die wir im Weiteren erklären.
Unter den Grundkosten werden in der Regel alle Kosten zusammengefasst, die durch den Betrieb der Heizungsanlage anfallen. Dazu gehören Kosten für Wartung, Ablesung und die Abrechnung. Die Kosten werden nicht nach dem individuellen Verbrauch auf die Mietenden verteilt, sondern anhand eines Verteilerschlüssels.
Außerdem können die Grundkosten als Ausgleich für energetisch ungünstigere Lagen der Wohnung im Haus dienen. In Wohnungen mit schlechter Wärmeisolierung oder ungünstiger Lage (beispielsweise viele Außenwände) können höhere Heizkosten anfallen. Durch die Verteilung der Grundkosten wird gewährleistet, dass die Kostenbelastung der Bewohner in diesen Wohnlagen ein wenig abgemildert wird.
Die Heizkostenverordnung – kurz HKVO – bildet die gesetzliche Grundlage zur Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten. Sie schreibt die verbrauchsabhängige Erfassung des Wärmeverbrauchs mit geeigneter Messtechnik und die anteilige Abrechnung der Kosten vor.
Die Heizkostenverordnung kommt für Immobilien mit zentralen bzw. gemeinschaftlichen Heiz- und / oder Warmwasseranlagen zum Tragen. Also für Gebäude mit mindestens zwei Nutzern und einer gemeinsamen Heizanlage. Welche Energieform in der Anlage genutzt wird, ist dabei grundsätzlich nicht entscheidend.
Zu den Ausnahmen der HKVO gehören Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, wobei eine davon vom Vermieter selbst bewohnt wird. Zudem fallen Wohnungen aus dem Anwendungsbereich heraus, die über kein zentrales Heizungssystem verfügen, etwa eine Gasetagenheizung, oder in denen überwiegend energiesparende Techniken genutzt werden. Sofern Einfamilienhäuser vermietet und nur von einer Mietvertragspartei bewohnt werden, findet die Heizkostenverordnung keine Anwendung.
Der Abrechnungszeitraum umfasst in der Regel ein Jahr. Häufig entspricht er dem Kalenderjahr, er kann aber auch anders gewählt werden. Nach dessen Ende haben Vermieter zwölf Monate Zeit, die Abrechnung zu versenden. Wird diese Frist überschritten, können Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden. Rückzahlungen an die Nutzer sind jedoch auch nach Ablauf der Frist weiterhin möglich. Aus diesem Grund lohnt sich eine frühzeitige und gut geplante Abrechnung, insbesondere in größeren Liegenschaften mit vielen Einheiten.
Die Aufteilung und Zusammensetzung der Heizkosten sind für viele Verbraucher häufig nur schwer nachvollziehbar. Es lohnt sich daher für Verwalter, ein fundiertes Verständnis für die Aufteilung der Heizkosten zu haben, um auf Rückfragen kompetent reagieren und eine transparente und faire Abrechnung sicherstellen zu können.
Für Mieter kann es ebenfalls von Vorteil sein, sich mit den Heizkosten und deren Zusammensetzung zu beschäftigen, um besser planen und gegebenenfalls Einsparungen erzielen zu können. Um den eigenen Energieverbrauch jederzeit im Blick zu behalten, hilft unter anderem die unterjährige Verbrauchsinformation, die Vermieter ihren Mietern einmal monatlich zustellen müssen.
