Umlagefähige Nebenkosten: Das sollten Vermieter und Verwalter wissen

Einmal im Jahr stellen Vermieter und Verwalter eine Nebenkostenabrechnung aus. Einige Posten darauf sind auf die Mieter umlegbar. Um Missverständnisse zu vermeiden, wissen im besten Fall beide Seiten, um welche Punkte es dabei genau geht. Wir erklären dir, welche Nebenkosten umlagefähig sind.

Umlagefähige Nebenkosten: Die rechtliche Grundlage liefert die Betriebskostenverordnung

Kosten, die neben der eigentlichen Miete anfallen, werden umgangssprachlich als Nebenkosten bezeichnet. Rechtlich fassbarer, aber weniger gängig, ist die Bezeichnung „Betriebskosten“. Dazu gehören unter anderem Abgaben für Wasser, Heizung oder Müllabfuhr. Genauer geregelt wird das durch die Betriebskostenverordnung (BetrKV): Sie hält fest, welche Kosten auf Mieterumgelegt werden dürfen und welche nicht. 

Die Regelungen sind unabhängig von der Größe und Art des Wohnraumes und gelten gleichermaßen für Eigentum, Mietwohnung sowie Haus. Nicht umlagefähig sind Kosten, die für die Verwaltung, Instandhaltung und Mängelbeseitigung eines Mietobjekts anfallen. Innerhalb der Warmmiete können Vermieter und Verwalter jedoch Bewirtschaftungskosten durch ihre Mieter zahlen lassen. Anders verhält es sich bei gewerblich genutzten Räumen: Hier könnten auch die Kosten für die kaufmännische und technische Verwaltung umgelegt werden.

Essenziell: Übersicht über die Nebenkosten im Mietvertrag

Mietvertrag detailliert festgehalten wurden und den Mietenden bekannt sind. Ebenso muss der Vertrag klar definieren, wie die anfallenden Nebenkosten bezahlt werden sollen, etwa pauschal oder als Vorauszahlung. In letzterem Fall richtet sich der fällige Betrag nach dem tatsächlich anfallenden Verbrauch und den entsprechend entstandenen Kosten. Ist die Aufwendung höher als per Vorauszahlung abgedeckt müssen Mieter gegebenenfalls nachzahlen. In diesem Fall passen Vermieter und Verwalter in der Regel den Vorauszahlungsbetrag an.

Diese Nebenkosten dürfen auf Mieter laut Betriebskostenverordnung umgelegt werden

1. Öffentliche Lasten des Grundstücks
   Darunter fällt vor allem die Grundsteuer, die von der jeweiligen Kommune erhoben wird und auf Mieter umgelegt werden kann. Ausgenommen sind allerdings Kosten für den Straßenausbau.
2. Wasserversorgung
   Neben der grundsätzlichen Bereitstellung von Wasser beinhaltet dieser Kostenblock Zahlungen für Wasseruhren, Grundgebühren, Wartungen und mitunter für eine hauseigene Wasseraufbereitungs- und -versorgungsanlage.
3. Abwasser und Entwässerung
   Ein weiterer zentraler Punkt in der Nebenkostenabrechnung sind die Abwasserkosten. Darunter fallen Gebühren für die Nutzung der öffentlichen Entwässerungsanlage, Regenwasser und die Reinigung von Klär- und Sickergruben. Die Betriebskostenverordnung führt diese als „Entwässerung des Grundstücks“.
4. Heizungskosten 
   Dieser Posten beinhaltet den Betrieb einer zentralen Heizungsanlage, Abgasanlage und dem Verbrauch der entsprechenden Brennstoffe. Auch die Kosten für die Betriebsstromversorgung sowie der Aufwand für Bedienung, Wartung, Reinigung und Überprüfung der Anlage sind umlagefähig.
5. Gebühren für Versorgung mit Warmwasser
   Diese sind für die Erwärmung des Wassers, die Wartung sowie Reinigung von Warmwassergeräten und die Überprüfung der Anlagen durch Fachpersonal zu entrichten.
6. Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
   Diese umfassen Kosten wie Heizungs- und Wasserversorgungsabgaben, die innerhalb einer „verbundenen Anlage“ entstehen. Das heißt, dass die gleiche Anlage für die Versorgung mit Heizwärme und Warmwasser zuständig ist.
7. Fahrstuhl/Aufzug
   Sämtliche Betriebs- und Instandhaltungskosten inklusive der Wartung und Reinigung einer Aufzugsanlage sowie der vorgeschriebenen Notrufbereitschaft können auf alle Mieter umgelegt werden – auch jene, die den Aufzug nicht benutzen.
8. Straßenreinigung und Müllabfuhr
   In Anteilen umlagefähig sind Gebühren für die Straßenreinigung und die Müllbeseitigung, die von den Kommunen erhoben werden. Nicht inbegriffen sind Anschaffungskosten für Mülltonnen.
9. Gebäudereinigung
   Darunter fallen beispielsweise Kosten für die Säuberung von gemeinsam genutzten Gebäudeteilen und Räumen. Bei Ungeziefer- oder Schädlingsbekämpfung durch Fachpersonal dürfen diese anfallenden Kosten ebenfalls auf Mieter umgelegt werden.
10. Gartenpflege 
    Kosten für die Gartenpflege können Vermieter und Verwalter auf Mieter umlegen, auch dann, wenn es sich um nicht genutzte Flächen handelt, bzw. wenn im Mietervertrag vereinbart wurde, dass keine Gartennutzung besteht (BGH vom 26.05.04 VIII ZR 135/03) Hintergrund: Ein gepflegter Garten trägt zur Werterhaltung des Grundstücks bei.
11. Beleuchtung der gemeinschaftlich genutzten Bereiche eines Hauses
    Die Kosten für die Außenbeleuchtung und gemeinschaftlich genutzte Gebäudeflächen, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller- und Dachbodenräume sowie Waschküchen können auf Mieter umgelegt werden. Zusätzlich betrifft dies auch Zahlungen für die Beleuchtung von Tiefgaragen und Parkplätzen sowie den Betrieb eines Notstromaggregats.
12. Schornsteinreinigung
    Umlagefähig sind Gebühren- und Immissionsmessungskosten von Schornsteinfegern, sofern sie nicht schon Teil der Heizkosten (siehe Punkt 4) sind.
13. Haftpflicht- und Sachversicherungen
    Dazu gehören Kosten der Gebäudeversicherungen gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- und Elementarschäden, Gebäudehaftpflichtversicherungen sowie Versicherungen für Glas, Öltank und Aufzug.
14. Hausmeisterkosten
    In diese Kategorie fallen Lohnkosten, Sozialbeiträge und weitere Leistungen, die Hausmeister von Vermietern empfangen. Nicht umlagefähig sind jedoch Arbeiten wie Instandsetzungen, Erneuerungen oder Reparaturen durch Hausmeister.
15. Gemeinschaftsantenne und Breitbandnetz
    Betriebsstrom, Wartungskosten und die Einrichtung durch Fachpersonal können abgerechnet werden. Früher war auch die Umlage von Kabelanschlüssen möglich - seit dem 1. Juli 2024 sind Kabelgebühren jedoch von der Abrechnung ausgeschlossen und Mieter müssen sich selbst um ein TV-Abonnement kümmern.
16. Wäscheraum und Wäschepflege
    Hierunter fallen Abgaben für Betriebsstrom, Überwachung, Wartung, Reinigung und Sicherheitsüberprüfung einer entsprechenden Einrichtung sowie Kosten der Wasserversorgung (wie in Punkt 2), sofern diese noch nicht durch die Kaltwasserversorgung gedeckt werden.
17. Sonstiges Betriebskosten
    Alle weiteren Kosten für den laufenden Betrieb eines Objekts, die keiner der zuvor genannten Posten angehören, wie etwa der Aufwand für die Reinigung der Dachrinnen oder der Betrieb eines gemeinschaftlich genutzten Schwimmbades, lassen sich über die sonstigen Betriebskosten abrechnen. Wichtig ist jedoch, dass es sich nicht um die Umlage von Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten oder Verwaltungsaufwände des Mietobjekts handelt.