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Gesetzesänderungen, internationale Entwicklungen wie der Ukrainekrieg und dadurch höhere Energiekosten: Die vergangenen Jahre haben es Vermietern nicht einfacher gemacht, die jährliche Betriebskostenabrechnung für Mieter zu erstellen. Mit den notwendigen Informationen – und ohne Fehler. In diesem Ratgeber geben wir Ihnen zehn Tipps, wie Sie Fehler vermeiden und wichtige Fristen einhalten.
Nicht alle Nebenkosten sind automatisch Betriebskosten. Merkregel: Betriebskosten sind immer laufende Kosten.
Die Uhr tickt: Zwölf Monate ist eine gute Eselsbrücke für Abrechnungszeiträume und Fristen.
Formelle Anforderungen einhalten: Vermieter müssen die Posten sauber auflisten – dürfen aber keinen juristischen Sachverstand voraussetzen.
Achtung Verteilungsschlüssel: Für manche Betriebskosten gelten die Quadratmeter als Verteilungsschlüssel – für andere aber der Verbrauch im Haushalt. Beispielsweise für die Warmwasser- und Heizkosten.
Mietvertrag richtig aufsetzen und an die Zukunft denken: Was im Mietvertrag an Betriebskosten nicht drinsteht, ist schwierig einzufordern.
Die Betriebskostenabrechnung ist eine jährliche Pflicht für Vermieter, die Vorauszahlungen ihrer Mieter erhalten. Doch viele Vermieter unterschätzen die Komplexität dieser Aufgabe und riskieren rechtliche Konsequenzen durch Fehler oder Fristversäumnisse. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die typischen zehn Fallstricke vermeiden und Ihre Pflichten als Vermieter erfüllen können. Gut zu wissen: In vielen Fällen ist es sinnvoll, die anspruchsvolle Aufgabe Profis zu überlassen. Wir von ista helfen bei der Betriebskostenabrechnung.
In unserem Webportal können Sie alle Bewohnerangaben sowie die Heiz- und Betriebskosten komfortabel digital verwalten.
Alle Betriebskosten sind automatisch Nebenkosten – aber nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten. Eine bekannte Ausnahme stellen beispielsweise die Kosten für Instandhaltung und Reparaturen dar. Tropft zum Beispiel das Heizungsrohr im Wohnzimmer, muss der Vermieter den heranrückenden Handwerker bezahlen. Er kann dies aber nicht vom Mieter in der Betriebskostenabrechnung zurückverlangen. Gleiches gilt, wenn die Handwerker die alten Holzfenster reparieren oder die Hausfassade neu streichen.
Tipp: Legen Sie sich für solche Ausgaben einen Puffer auf dem Konto an, auf den Sie im Notfall schnell und unkompliziert zugreifen können. Sinnvoll ist ebenfalls die Aufnahme einer Kleinreparaturklausel im Mietvertrag. Dann können Vermieter das Geld von ihren Mietern zurückverlangen, sofern diese täglich mit dem defekten Gegenstand in Berührung kommen.
Welche Nebenkosten auch Betriebskosten sind, regelt seit 2004 die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Kleine Eselsbrücke: Betriebskosten sind immer laufende Kosten, die dem Gebrauch der Immobilie dienen. Die beiden Paragrafen der Verordnung haben es in sich. Laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) dürfen folgende Kosten auf Mieter umgelegt werden:
Nicht umlagefähige Kosten sind hingegen einmalige und Verwaltungskosten. Zum Beispiel:
Diese Posten bringen Kosten mit sich, auf denen man als Vermieter erst einmal sitzen bleibt. Doch die gute Nachricht: Einige der Nebenkosten können Vermieter zumindest in ihrer Steuererklärung absetzen, zum Beispiel die Kosten für die Hausverwaltung.
Wer Neben- und Betriebskosten unterscheiden kann, sollte auch den Unterschied zwischen warmen und kalten Betriebskosten kennen. Zu den warmen Betriebskosten zählen alle oben aufgelisteten Betriebskosten – bei den kalten Betriebskosten werden hingegen die Kosten für Heizung und Warmwasser ausgeklammert. Auch das sollte Mietern bereits im Inserat der Immobilie transparent gemacht werden.
Alle Sorgfalt bei den Betriebskosten nützt nichts, wenn diese nicht vorab im Mietvertrag klar vereinbart worden sind. Darin müssen alle Kostenpositionen samt Kostenschlüssel stehen. Spätestens im Mietvertrag müssen die künftigen Mieter erfahren, welche Betriebskosten konkret auf sie zukommen. Alternativ kann der Vermieter auch auf die Betriebskostenverordnung (Paragraf 2) verweisen.
Bei den Heizkosten gibt es eine Besonderheit: Zwar sind sie Betriebskosten, dennoch dürfen sie nicht pauschal abgerechnet werden. Vermieter müssen sie zu mindestens 50 und zu maximal 70 Prozent verbrauchsabhängig berechnen – und zwar über eine detaillierte Heizkostenabrechnung.
Ein schnell gemachter formeller Fehler in der Betriebskostenabrechnung: Alle angesetzten Betriebskostenpositionen müssen exakt benannt sein. Ein Kostenpunkt „Versicherungen“ reicht beispielsweise nicht aus. Denn in die Abrechnung dürfen zwar Sach- und Haftpflichtversicherungen aufgenommen werden – nicht aber eine Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherung. Hier empfiehlt der Verband Wohneigentum: Die Mieter müssen immer klar erkennen können, welche Versicherungsprämien der angesetzte Betrag enthält.
Der Verteiler- oder auch Umlageschlüssel stellt vereinfacht gesagt den Rechenweg von den Gesamtkosten zu den Einzelkosten für den Mieter dar. Verwenden Sie den korrekten Verteilerschlüssel, wie zum Beispiel die Wohnfläche oder die Personenanzahl. Fehlerhafte Schlüssel führen oft zu Streitigkeiten. Mieter müssen aus der Abrechnung nachvollziehen können, mit welchem Umlageschlüssel die auf sie entfallenen Kosten ermittelt worden sind, und welche Kosten im Abrechnungsjahr auf sie folglich zukommen. Heizkosten und Warmwasserkosten werden nach Verbrauch ermittelt. Denn hier macht es einen Unterschied, ob zwei oder vier Personen auf der gleichen Wohnfläche Warmwasser verbrauchen.
Eine Betriebskostenabrechnung muss nicht nur inhaltlich richtig sein, sie muss auch formell bestimmte Anforderungen erfüllen, so der Verband der Immobilienverwalter VDIV Deutschland. „Verlangt wird regelmäßig eine gedanklich und rechnerisch nachvollziehbare Aufstellung“, informiert Volker Grundmann, Fachanwalt für Miet- und WEG-Recht. Sowohl die Einzelangaben als auch die Abrechnung müssen klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein, so das Vorstandsmitglied des VDIV Berlin-Brandenburg. Dabei müssen Vermieter von dem durchschnittlichen Verständnisvermögen eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieters ausgehen. Die Betriebskostenabrechnung muss auch jedem Mieter einzeln zugehen. Ein Aushang im Treppenhaus für alle Mietparteien wäre zwar praktisch für den Vermieter, aber vor Gericht unwirksam.
Eine solche Abrechnung wahrt die Form, wenn sie folgende Punkte beinhaltet:
Dies gilt übrigens immer für den Zeitraum maximal eines Jahres. Eine Betriebskostenabrechnung über einen längeren Zeitraum ist ein formeller Fehler und damit unwirksam. Unser Tipp: Im Internet finden Sie Vorlagen für Ihre Betriebskostenabrechnung, Muster-Vorlagen stellt zum Beispiel der Verlag vom Verband Haus & Grund, einer der zentralen Eigentümerverbände Deutschlands, zur Verfügung. Auch wir von ista beraten zum Thema. Denn Gerichte urteilen zum Thema Formfehler streng – im Zweifelsfall oft pro Mieter.
Es gibt aber auch eine gute Nachricht: Bloße inhaltliche Fehler einzelner Posten führen nicht zur formellen Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung. Sind sie korrekt voneinander getrennt aufgeführt, lassen sie die übrigen Posten unberührt.
Ein wichtiger Hinweis vom Verband Wohneigentum: Hat der Vermieter die Wohnung an ein Ehepaar vermietet, sollten auch beide Personen in der Betriebskostenabrechnung namentlich adressiert werden. Eine Abrechnung, die nur an einen von mehreren Mietern gerichtet ist, habe gegenüber den anderen keine Wirksamkeit. Zahlt der Ehemann nicht, kann der Vermieter nach Ablauf der Frist von der Ehefrau keine Nachzahlung verlangen.
Für Vermieter gelten rund um die Betriebskostenabrechnung nicht nur Pflichten, sondern auch Fristen.
Die wichtigste: Innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums muss den Mietern die Betriebskostenabrechnung zugestellt worden sein. Als fristgerecht gilt der Tag des Briefeingangs, nicht der Tag der Absendung. Wurde die Abrechnung nicht fristgerecht zugestellt, sind die Nachforderungen des Vermieters verwirkt. Eine rechtliche Ausnahme gilt für den Fall, dass der Vermieter nachweisen kann, dass er die verspätete Abrechnung nicht verschuldet hat. Beispielsweise, weil wichtige Unterlagen von Dienstleistern fehlen.
Auch hier müssen Vermieter mit strengen Gerichten rechnen, informiert Volker Grundmann vom Immobilienverwalter-Verband. Diese urteilen regelmäßig, dass Versäumnisse seitens der Hausverwaltung, der Postzusteller oder anderer eingeplant werden müssen. Heißt: Auf den letzten Drücker ist nicht erlaubt.
Mieter haben übrigens zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit, diese auf Richtigkeit zu überprüfen, so das Portal „Erste Hausverwaltung “. Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, dieser Forderung nachzukommen. Hier reicht es, die Ordner zum Abfotografieren zu öffnen. Originale sollten Vermieter allerdings nie aus der Hand geben, sondern lediglich Kopien verschicken.
Vermieter wiederum haben nur zwölf Monate Zeit, die Abrechnung zu korrigieren. Sprich: zwölf Monate nach dem Jahr, in dem die Kosten entstanden sind. Bereits deshalb ist es sinnvoll, die Betriebskostenabrechnung rechtzeitig zu machen. Umso mehr Zeit bleibt entsprechend auch für Korrekturen.
Nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter 30 Tage Zeit, offene Beträge zu begleichen. Übersteigen die geleisteten Vorauszahlungen die Abrechnung, muss auch der Vermieter in dieser Zeit das Guthaben zurückzahlen.
Nach spätestens drei Jahren sind alle Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung verjährt. Bis dahin sollten allerspätestens Rück- oder Nachzahlungen erledigt sein, so das Portal Erste Hausverwaltung.
Halten Sie sich im Mietvertrag ebenfalls offen, dass künftige neue Posten hinzukommen können, zum Beispiel Prämien für eine nachträglich abgeschlossene Sach- oder Haftpflichtversicherung für das Gebäude. Diese können Sie ebenfalls absetzen, wenn Sie im Mietvertrag eine ausdrückliche Vereinbarung für solche Fälle mit aufgenommen haben.
Die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung ist komplex und fehleranfällig. Um Streitigkeiten mit Mietern und rechtliche Risiken zu vermeiden, empfiehlt es sich, professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Wir bieten rechtskonforme und transparente Lösungen, die sowohl Vermieter als auch Mieter entlasten.
