Interview zum ista DataHub: "Hier haben wir eine Verkürzung erreicht von Wochen auf Minuten."

Zuerst einmal: Was bedeutet automatischer Datenaustausch eigentlich?

Bisher mussten wichtige Daten wie z.B. die Kosten für das Heizen in einer Immobilie, aber auch die Nutzer manuell übertragen werden, z.B. über Exporte und Dateien. Oder aber per Hand in unserem ista Webportal eingepflegt werden.  Zukünftig können die Daten direkt per Schnittstelle übertragen werden, und zwar ohne, dass ein User sich selbst merken muss, wann man wo welche Dateien hinschickt – das System zur Verwaltung und das ista System sind bereits voll miteinander verbunden und tauschen die Daten wann immer notwendig oder sinnvoll aus. 

Wie erleichtert der ista DataHub die Erstellung der Heizkostenabrechnung im Alltag?

Neben der automatischen Übertragung der Daten gibt es ein weiteres wichtiges Thema: was passiert, wenn mal etwas nicht passt? Wir führen eine Vielzahl an Prüfungen durch, ob die übermittelten Daten plausibel sind. Vorher hatte sich dann der Support per E-Mail oder Telefon zurückgemeldet, zukünftig erscheinen die Korrekturhinweise verständlich und direkt im ERP, dem Verwaltungssystem unserer Kunden. Die Vorprüfungen werden hierbei sogar sofort ausgeführt, das heißt, man übermittelt Daten, erhält sofort eine Rückmeldung und kann die notwendigen Anpassungen gleich erledigen. 
 

Wir alle wissen mittlerweile, wie sensibel Datenverarbeitung ist. Welche Sicherheitsmaßnahmen werden getroffen, um dem gerecht zu werden?

Wir glauben, auch hier ist der DataHub ein großer Fortschritt, denn Daten können nicht mehr versehentlich falsch zugeordnet, an den falschen Messdienst oder für den falschen Nutzer berechnet werden. Daten müssen grundsätzlich nicht mehr herunter- und hochgeladen werden, sondern bleiben innerhalb der hoch verschlüsselten Übertragungswege zwischen ERP und uns. Wir behandeln das Thema Datenschutz und IT-Sicherheit mit höchster Priorität – es werden regelmäßige Infrastruktur-Sicherheitstests durchgeführt. Und auch als Mitarbeiter wird man regelmäßig geschult und arbeitet unter strengen Sicherheitsvorkehrungen.  

Immobilienverwaltungen nutzen viele verschiedene Verwaltungssysteme. Ist DataHub darauf vorbereitet?

Ja, schon für den Start des DataHubs war klar, dass wir auf einen Branchenstandard setzen wollen, der von allen Systemanbietern unterstützt wird. Im Rahmen der bved, dem Bundesverband für Energie- und Wasserdatenmanagement wurde der neue Standard auch mit Konsultation der ERP-Hersteller entwickelt und verabschiedet. Aktuell arbeiten wir mit nahezu jedem bekannten ERP-Hersteller an der Integration.    

Gibt es Erfahrungsberichte oder konkrete Beispiele, wie der automatische Datenaustausch Prozesse vereinfacht und Übertragungsfehler reduziert hat?

Wir haben tatsächlich getestet, wieviel Zeit und Aufwand man normalerweise mit dem Datenaustausch und den Prozessen rund um die Heizkostenabrechnung aber auch die Pflege von Empfängerdaten für die unterjährige Verbrauchsinformation verbringt. Auch wenn die individuelle Situation in jeder Hausverwaltung immer leicht verschieden ist, konnten mehr als die Hälfte der Arbeitsschritte eingespart werden. Noch drastischer ist der Unterschied der kalendarischen Bearbeitungszeit – also die Zeit von Beauftragung der Abrechnung durch Lieferung der Kosten- und Nutzerdaten bis zum Empfang der fertigen Heizkostenabrechnung. Hier haben wir eine dramatische Verkürzung erreicht von Wochen auf Minuten. 

Werden fehlerhafte Datenlieferungen vom System automatisch erkannt?

Ja, wir führen über 50 Prüfungen und Plausibilisierungen automatisch durch, sowohl strukturell (fehlen Daten?) als auch inhaltlich (weichen die Kosten zu stark vom Vorjahr ab?).  

Welche Möglichkeiten zur individuellen Anpassung bietet der DataHub für unterschiedliche Anforderungen von Immobilienverwaltungen?

Der DataHub und vor allem der neue API-Standard der bved umfasst alle üblichen Abrechnungsparameter, und das für Bestands- wie auch WEG-Verwalter. 

Wie wird die Benutzerfreundlichkeit des DataHub kontinuierlich verbessert, um den Alltag der Nutzer zu erleichtern?

Wir sind im engen Austausch mit den ERP-Partnern um einerseits eine nutzerfreundliche Integration des fachlichen Prozesses der Heizkostenabrechnung zu gewährleisten aber auch um uns gegenseitig über Feedback, das in dem jeweiligen Support-Bereich landet, zu informieren. Vor jeder Fertigstellung einer Anbindung eines Partners an den DataHub führen wir sowohl interne Tests durch als auch Betatests mit Kunden, die wir eng begleiten und schon sehr früh wichtiges Feedback erhalten.  

Die dringend nötige Digitalisierung der Branche ist in aller Munde. Welche Rolle spielt der automatische Datenaustausch im Zusammenspiel mit anderen digitalen Lösungen?

Das eine geht Hand in Hand mit dem anderen. Nur gut digitalisierte Unternehmen, die ihre Daten sauber pflegen, werden das volle Potenzial in der Automatisierung nutzen können. Andersherum glauben wir mit dem automatische Datenaustausch auch Mitarbeiter von unliebsamen manuellen Aufgaben zu befreien, sodass sie sich um wichtige und umsatzrelevante Aufgaben kümmern können. Manchmal sind das auch die nächsten Digitalisierungs- oder KI-Projekte.  

Wie sehen Sie die zukünftige Entwicklung des automatischen Datenaustauschs im Immobilienbereich und welche Innovationen erwarten Sie?

Wir glauben, starke und offene Standards sind sehr wichtig, um ein gut funktionierendes und fruchtbares Ökosystem zu schaffen. Als ista unterstützen wir das mit unserer Partnerinitiative im DataHub. Dass Daten automatisch fließen, kann und muss bald die Basis sein. Dann lässt sich eine Vielzahl an Innovationen darauf aufbauen. Ich persönlich glaube auch, dass hier zukünftig einige KI-Agenten im Hintergrund für uns arbeiten werden – aber auch diese brauchen gut vorstrukturierte, aktuelle und vor allem verfügbare Daten. Die Branche galt lange als eher zurückhaltend, was neue technische Trends betraf. Inzwischen sieht man aber eine beachtliche Dynamik in der Nutzung neuer Möglichkeiten – von KI-Anwendungen über die Dekarbonisierung bis zum seriellen Bauen - das macht Lust auf mehr!