Fernablesung eingebaut? Dann ist die monatliche Verbrauchsinformation Pflicht

Das Wichtigste in Kürze

• Die monatliche Verbrauchsinformation ist Pflicht, sobald fernablesbare Geräte installiert sind (§ 6a Heizkostenverordnung, HKVO). Mit Ablauf der Umrüstfrist betrifft das ab 2027 nahezu alle Bestände mit zentraler Heizung.
• Sie informiert über den Verbrauch von Heizung und Warmwasser und enthält drei Pflichtangaben: Monatsverbrauch in kWh, Vergleich mit Vormonat und Vorjahresmonat, Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer.
• Sie muss dem Mieter aktiv mitgeteilt werden. Digital oder postalisch. Der Verweis auf einen reinen digitalen Outputkanal reicht nicht aus.
• Mieter können auf die Information nicht wirksam verzichten (§ 2 HKVO).
• Wer die Information nicht oder nicht vollständig mitteilt, riskiert eine Kürzung des Kostenanteils um 3 % (§ 12 Abs. 1 Satz 3 HKVO).
• Ein Dienstleister kann Registrierung, Versand und Mieterkontakt übernehmen.

Was ist die monatliche Verbrauchsinformation?

Die monatliche Verbrauchsinformation, in der Fachsprache auch unterjährige Verbrauchsinformation (UVI), ist eine Mitteilung an den Mieter über seinen persönlichen Verbrauch an Heizenergie und Warmwasser. Der Mieter soll nicht erst mit der Jahresabrechnung sehen, wie viel er verbraucht hat. So kann er sein Heizverhalten früh anpassen.

Grundlage ist § 6a der Heizkostenverordnung. Er verpflichtet den Gebäudeeigentümer, also den Vermieter, zur Information, sobald fernablesbare Ausstattung installiert wurde. Seit dem 1. Januar 2022 gilt dafür ein monatlicher Turnus. Die Pflicht beginnt damit nicht erst 2027, sondern mit dem Einbau der Geräte. Nach gängiger Auslegung genügt es sogar, wenn zunächst nur ein Medium, etwa der Warmwasserzähler, fernablesbar ist.

Fernablesbar heißt: Das Gerät lässt sich auslesen, ohne dass der Ableser die Wohnung betreten muss (§ 5 Abs. 2 Satz 2 HKVO).  Nur bei automatischer Funkübertragung ist das gewährleistet, weil die Verbrauchswerte für die monatliche Information nur dann jeden Monat zuverlässig vorliegen können.

Die monatliche Information ersetzt die Jahresabrechnung nicht. Sie zeigt den tatsächlichen Verbrauch der Wohnung, die Abrechnung verteilt die Kosten. Deshalb können beide voneinander abweichen, zum Beispiel wegen Brennstoffpreisen, Verteilschlüsseln oder Korrekturwerten.
 

Was muss die monatliche Verbrauchsinformation enthalten?

§ 6a Abs. 2 HKVO legt drei Mindestangaben fest. Alle drei beziehen sich auf Heizung und Warmwasser.

Pflichtangaben im Überblick:

1. Verbrauch des letzten Monats in Kilowattstunden. Heizkostenverteiler messen keine kWh, sondern Verbrauchseinheiten. Die Werte werden deshalb näherungsweise umgerechnet.
2. Vergleich mit Vormonat und Vorjahresmonat. Verglichen wird immer der Verbrauch desselben Mieters, soweit die Daten erhoben wurden. Bei neuen Geräten oder nach einem Mieterwechsel gibt es noch keinen Vorjahreswert. Werte des Vormieters dürfen dem neuen Mieter nicht angezeigt werden.
3. Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer derselben Nutzerkategorie. Gemeint ist ein normierter oder durch Vergleichstests ermittelter Wert. Wie er im Detail berechnet wird, regelt die Verordnung nicht. Meist liefert der Abrechnungsdienstleister die Vergleichswerte.

Die Mindestangaben sind Verbrauchswerte. Kostenangaben schreibt § 6a Abs. 2 nicht vor.
 

So erreicht die Information den Mieter

Die Information muss dem Mieter aktiv mitgeteilt werden. Nach der Begründung zur Verordnung soll der Mieter dafür nichts tun müssen. Einen bestimmten Weg schreibt die HKVO nicht vor. Zulässig sind Brief, E-Mail, App oder Webportal, solange der Mieter regelmäßig erreicht wird. Der Verweis auf einen reinen digitalen Outputkanal reicht nicht aus. 

Digitale Wege setzen das Einverständnis des Mieters voraus. Bereits bekannte E-Mail-Adressen oder Telefonnummern dürfen Sie nicht ohne dessen Zustimmung an einen Dienstleister weitergeben. Rechnen Sie deshalb damit, dass sich nicht jeder Mieter registriert. Für diese Fälle brauchen Sie einen Plan B, etwa die Zustellung per Post.

Eine feste Frist nennt die Verordnung nicht. Damit die Werte nicht veralten, sollte die Information im Folgemonat beim Mieter sein.
 

Kürzungsrechte 

Teilen Sie die Informationen nach § 6a nicht oder nicht vollständig mit, dürfen Mieter ihren Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 3 % kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 3 HKVO). Das Recht besteht, es greift aber nicht automatisch. Der Mieter muss es gegenüber dem Vermieter ausüben. Es bezieht sich auf die Abrechnung des Zeitraums, in dem der Fehler lag. Ein Bußgeld sieht die HKVO nicht vor.
 

Fünf Fehler, die eine Kürzung riskieren

1. Die Information liegt nur im Portal oder in der App. Ohne Benachrichtigung gilt sie nicht als mitgeteilt. Der Mieter muss erfahren, dass eine neue Information bereitsteht.
2. Mieter registrieren sich nicht, und es gibt keine Alternative. Wer nur digital zustellt, erreicht Mieter ohne Registrierung nicht. Legen Sie vorab fest, wie diese Mieter ihre Information erhalten.
3. Pflichtangaben fehlen. Häufig fehlen der Warmwasserverbrauch, der Vorjahresvergleich oder der Vergleich mit dem Durchschnittsnutzer. Die HKVO sanktioniert nicht nur fehlende, sondern auch unvollständige Informationen.
4. Die Pflicht wird aus Desinteresse ignoriert. Dass kaum ein Mieter die Information abruft, ist kein Ausnahmegrund. Ausnahmen gibt es nur in engen Grenzen, etwa bei unverhältnismäßig hohen Kosten (§ 11 HKVO). Wer sich darauf beruft, sollte die Gründe im Einzelfall prüfen und dokumentieren.
5. Datenlücken bleiben unbeachtet. Fällt ein Gerät aus oder bricht die Funkverbindung ab, fehlen Werte. Die Verordnung nennt keine Frist für den Gerätetausch. Nach gängiger Auslegung ist eine Schätzung zulässig, die Sie als solche kennzeichnen sollten. Vereinbaren Sie mit Ihrem Dienstleister feste Reaktionszeiten.

Offen ist, wie streng die Anforderungen im Einzelfall sind. Ob schon ein einzelner ausgefallener Monat das Kürzungsrecht begründet, wird unterschiedlich beurteilt. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf Nachsicht. Im Wohnungseigentum gilt das Kürzungsrecht nicht zwischen dem einzelnen Eigentümer und der Gemeinschaft, wohl aber zwischen Mieter und vermietendem Eigentümer (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HKVO).
 

Pflicht erfüllt, Kürzung vermieden: Was Sie jetzt tun sollten

Die monatliche Verbrauchsinformation ist Pflicht, sobald fernablesbare Geräte installiert sind. Sie ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Prozess, der jeden Monat funktionieren muss. Prüfen Sie deshalb zuerst, welche Geräte in Ihrem Bestand bereits fernablesbar sind, denn dort gilt die Pflicht schon heute. Legen Sie dann fest, auf welchem Weg Ihre Mieter die Information erhalten, und planen Sie für Mieter ohne Registrierung eine Alternative wie den Postversand ein. Kontrollieren Sie außerdem, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Wenn Sie den Versand nicht selbst übernehmen möchten, kann ein Dienstleister das für Sie erledigen. So bleibt die Kürzung aus.