20.02.2020 - Artikel
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Kosten-/Nutzerdatenerfassung: Verwalter profitieren vom digitalen Austausch

Immobilienwirtschaft und Digitalisierung: Das war von Anfang an eine Win-win-Situation. Verwalter und Vermieter sparen Zeit, vermeiden Fehler und reduzieren den Papierverbrauch. Anbieter entwickeln immer effizientere Web-Lösungen, die beispielsweise eine unterjährige Verbrauchsinformation der Mieter – wie von der EED gefordert –ermöglichen.

Listen mit Nutzerdaten und jede Menge Briefe: Erinnern Sie sich noch daran, wie Hausverwaltung vor 20, 30 Jahren aussah? Bevor Computer, Datenbanken, Abrechnungssoftware und Online-Services die Arbeit effizienter gemacht haben? Gut möglich. Ebenso wahrscheinlich ist aber, dass sich kaum jemand die alten Zeiten zurückwünscht.

Tatsächlich hat die Digitalisierung gerade die Datenerfassung in der Immobilienverwaltung umfassend verändert. Es gibt kaum einen Bereich, der unberührt geblieben ist – von der Fernablesung der Verbrauchsdaten bis zur digitalen Information über den Heizenergieverbrauch.

Webportal: Kosten-/Nutzerdatenerfassung leicht gemacht

Betrachten wir die Kosten- und Nutzerdatenerfassung: Tauschten Verwalter und Immobiliendienstleister früher lange Listen auf Papier aus, läuft heute fast alles digital. Dafür haben Anbieter wie ista in Prozesse und Technik investiert, die den Hausverwaltern und Vermietern die Arbeit deutlich erleichtern.

„Wir bieten schon seit vielen Jahren ein Webportal an – und zwar mit großem Erfolg“, berichtet Alexej Eichmann Verantwortliche für die digitalen Services bei ista. Verwalter oder Vermieter geben dort alle abrechnungsfähigen Betriebskosten und Nutzerinformationen ein und können sie, beispielsweise bei einem Mieterwechsel, selbst aktualisieren. Allein das spart eine Menge Zeit und Abstimmungsaufwand. „Besonders hilfreich ist die Plausibilitätsprüfung“, ergänzt Alexej Eichmann. „Das System vergleicht dabei die eingegebenen Daten unter anderem mit vorherigen Abrechnungszeiträumen. Das hat schon oft geholfen, Fehler zu vermeiden.“

Der Zugriff auf das Portal ist passwortgeschützt. Verwalter können die Anwendung dadurch auch als eigenes Archiv nutzen – und die Abrechnungsdokumente der vergangenen fünf Jahre einsehen und durchsuchen. Zusätzlich ist ein Hausverwalter mit der digitalen Kosten- und Nutzerdatenerfassung bestens auf die Einführung der EED vorbereitet.

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